Metoda 5S

5S: Jak na efektivní zavedení?

V mém minulém článku jsem přiblížil metodu 5S (a její varianty 4S, 6S a další). Nicméně znalost teorie je ta nejsnazší část. Úspěšně zavést 5S je mnohem obtížnější a průmysl je přeplněný vtipy o neúspěšných implementacích 5S. Pokusím se vám zde dát několik tipů, jak zvýšit vaše šance na úspěch. Není tu ovšem žádný kouzelnický trik. Čištění a organizace dílny vyžaduje tvrdou práci a udržet ji v tomto stavu je ještě těžší.

(Přeloženo z originálu “How to Make 5S Stick”, autorem je Christoph Roser na blogu www.allaboutlean.com)

Malé opakování: Co je 5S?

Jak jsem popsal v mém předchozím článku „Jak funguje 5S“, 5S je mnemotechnická pomůcka, která vám pomůže zorganizovat dílnu (nebo jiné místo). Nejčastěji jsou uváděny tyto S:

  1. Seiri – Separovat
  2. Seiton – Systematicky uspořádat
  3. Seiso – Stále čistit
  4. Seiketsu – Standardizovat
  5. Shitsuke – Sebedisciplína

Toyota používá pouze 4S a ostatní používají i 6S, kde poslední S je buď Shukan (obyčej, zvyk, způsob), bezpečnost nebo ochrana. Celkově se slova, jejich pořadí i počet S liší, ale pokud jsou provedena správně, vedou ke stejnému výsledku. Kvůli zvyku budu níže odkazovat na 5S, namísto 4S a 6S. Pokud to provedete správně, pomůže vám tato metoda organizovat dílnu a snížit prostoje kvůli špatně umístěným/starým/špinavým/špatně udržovaným nástrojům. Více detailů najdete v již zmiňovaném článku „Jak funguje 5S“.

Proč 5S tak často selže?

Existuje mnoho příkladů selhání 5S. Zde je několik důvodů, proč 5S tak často selhává:

Pojďme udělat jen 1S a zbytek se udělá automaticky!

Nejvíce zvláštním a zajímavým ze všech S bývá #2: Seiton – Systematicky uspořádat. Nezkušení LEAN manažeři prostě milují dát na všechno nálepky, označit všechna místa a vytvořit otvory nebo obrysy pro nástroje. Vyzývá to k smyslu pro pořádek a uspořádání. Bohužel ve svém nadšení zapomínají nejdříve separovat užitečné a neužitečné předměty (#1: Seiri – Separovat). Také často zapomínají #3: Seiso – Stále čistit, protože je přece mnohem zábavnější vytvářet nová udělátka, než vyčistit starou špínu nebo opravit poškozené nástroje. Můžou dokonce skončit tak, že budou uspořádávat nástroje, které ale nikdy nebudou použity. Závěr tedy je, že pokud uděláme jen 1S, dostaneme jen malé zlepšení a obvykle to nestojí za tu námahu.

Umm…Není 3S dostatečně dobré?

Dobře, můžeme to udělat líp. Kromě #2: Seiton – Systematicky uspořádat, uděláme také #1: Seiri – Separovat a #3: Seiso – Stále čistit, a dokonce to uděláme i ve správném pořadí. Nestačí to? No, možná trochu, ale nevydrží to dlouho. Dílna se zlepší – dokud neupadne zpátky do stejného nepořádku jako předtím. Často opět zlepšení nestojí za vynaloženou snahu.

Tvrdé jádro LEAN puritánů by vás odsoudilo do kruhů pekelných za špatnou implementaci LEAN. Já však věřím, že i 3S může přinést zlepšení. Koneckonců, udělat všech pět „S“ není o moc jiné, než dělat tři „S“ velmi často. Ovšem pokud uděláte 3S jen jednou, nevyužijete ani část potenciálu k zlepšení. Pokud vložíte peníze a čas na zlepšení pracoviště, jen aby se to všechno za měsíc vrátilo zpátky ke starému, asi to nestálo za tu námahu.

Můžeme si přece udělat 5S bez těch otravných pracovníků z dílny!?

Ne, to nemůžete! Jelikož to vypadá snadno, je zde pokušení to udělat bez zapojení zaměstnanců. Ale cokoliv děláte v dílně, by mělo zahrnovat lidi, kteří zde pracují. Jak jinak byste věděli, které nástroje jsou nezbytné a které nejsou? Jak byste určili správné umístění pro nástroje? Nakonec stálé čištění je něco, co budou muset pracovníci dělat pravidelně, takže by bylo dobré je do toho zapojit už od začátku.

Ale konzultanti vždycky začínají s 5S!

Ne! Rozhodně ne! Špatní konzultanti milují začít s 5S. Stejně tak nezkušení LEAN manažeři. A především špatní, nezkušení LEAN konzultanti! 5S je velmi rychlá a snadná cesta k vytvoření pár hezkých změn, které udělají dojem na nadřízenou osobu, která jim platí peníze (a která má často malé spojení s provozem). Čištění a označování v dílnách obvykle trvá dost dlouho na to, aby konzultant změnil klienta. Nemožnost to posléze udržet už není problém konzultanta ale klienta (to znamená vás!). V krátkosti, udělat 1S-3S je snadné a může to vypadat velmi dobře, ale je to mnohem těžší na udržení. Často to trvá jen do té doby, než konzultant odejde. Navíc ne všichni LEAN konzultanti opravdu rozumí LEANu a můžou mít dobré úmysly, ale scházejí jim znalosti.

 

Kde nedělat 5S?

5S může být neskutečně užitečné, pokud je udělané správně. Avšak i pokud je uděláno správně, není to něco, co by se dalo udělat všude. Vezměte si například tuto situaci: Během jednoho z mého zaměstnání měl jeden z mých kolegů skvělý nápad udělat 5S s našimi pracovními kufříky. Chtěl abychom si koupili totožné kufříky, dali dovnitř pěnové vložky, aby měl každý zvýrazňovač a pero svoje 5S místo a standardizovat to. Rád bych vám vysvětlil, proč je to špatný nápad:

  1. 5S slouží lidem k tomu, aby našli nástroje rychle. Znám svůj kufřík. Znám svoje věci ve svém kufříku. Tudíž mi 5S nepomůže si to zorganizovat lépe.
  2. Pokud mi někdo strčí svoji ruku do mého kufříku, pak má problém!
  3. Vzhledem k tomu, že svůj kufřík nosím poměrně často, snažím se ušetřit na váze a velikosti. Pěnové vložky a přepážkové kufříky nejsou věci, které bych sebou chtěl nosit.
  4. Nepoužívám ve svém kufříku zvýrazňovače.
  5. Neměl bych místo na svou baterku, kterou využívám často.
  6. Ta námaha strkat věci do pěnové vložky a vytahovat je z ní by rozhodně převýšila výhody.

 

Ve stejném duchu můžete najít příklady 5S i na pracovním stole. Nadměrně motivovaní konzultanti označují a dávají nálepky na každé místo na stole pro sešívačku, děrovačku, pera atd. A to je nesmysl! Kromě toho výzkumy ukazují, že pro kreativní pracovníky jsou papíry na jejich stole něco jako rozšířený mozek. Takže nějaký stupeň nepořádku jim pomáhá lépe myslet. Ve výsledku je 5S dobré pro společné pracoviště, ale má omezený užitek pro soukromá pracoviště, jako něčí stůl – a především můj kufřík! Naštěstí pro mě a většinu mých kolegů, nápad 5S kufříků nebyl nikdy realizován.

Ne úplně dobré 5S (Image by Christoph Roser with permission on AllAboutLean.com)

 

Jak efektivně zavést 5S?

Po tom, co jsme si prošli několik různých způsobů, jak selhat, tady jsou nějaké tipy na efektivní zavedení 5S:

Nedělejte projekty zaměřené jen na 5S

Je mnohem lepší udělat 5S jako součást jiného, většího projektu. Například pokud optimalizujete efektivitu pracovníků za pomoci reorganizace pracoviště, zlepšení materiálového toku nebo zřízení nové výrobní linky, 5S se bude dělat mnohem snadněji jako součást přirozeného procesu. Pracovníci uvidí 5S ne jako otravnou matku, která jim říká, aby si uklidili pokoj, ale jako část většího celku zlepšení.

Vyberte si místo pro vaše 5S opatrně – kde bude užitečné?

Nedělejte 5S pro soukromá pracoviště. Ať už jde o stůl, stroj, kde pracuje velmi málo lidí nebo můj kufřík. 5S je užitečné v oblastech, kde mnoho lidí, často v různých směnách, potřebuje mít přístup k těm samým nástrojům. Může to také pomoct u sdílených nástrojů, například u nástrojů na čištění. 5S může také pomoct, pokud jsou vaše nástroje citlivé nebo váš výrobek křehký. Například u vašeho vlastního krásného, drahého fotoaparátu byste rádi měli vycpanou tašku na fotoaparát, abyste vaše zařízení ochránili. Vložení fotoaparátu zpátky do tašky může být částí vašeho 5S rituálu.

Zapojte lidi

Když děláte 5S, zapojte lidi v oblasti, kterou optimalizujete. S jejich znalostmi dosáhnete lepšího výsledku. A hlavně šance na udržení jsou vyšší. Pokud nechcete čistit dílnu pořád sami, potřebujete spolupráci vašich lidí. 5S může fungovat, pokud lidé přijmou zodpovědnost za svoje prostředí, ale management jim také tu zodpovědnost poskytne. Je spousta případů, kdy je 5S projekt managementu vynucený na operátorech a vede ke spoustě činností s malými výsledky.

5S je tvrdá práce, především pro management

Dílna je v tomto aspektu velmi podobná bytu. Uklidit ji jednou je poměrně jednoduché. Udržet ji uklizenou už ne tak moc. Vyžaduje to neustálou snahu udržet ji čistou. Stejně tak vyžaduje neustálou pozornost managementu. Bohužel 5S není „udělej a nech plavat“ metoda, kterou jednou provedete a potom si jí nebudete všímat. Namísto toho musí management kontrolovat, jestli pracoviště zůstávají čistá a vytvářet protiopatření, když tomu tak není. Poslední dvě S, sebedisciplína a standardizace se nevztahují jen na pracoviště, ale především na management.

Občas provádějte aktualizace

Během času se pracoviště změní. Budou potřeba nové nástroje, staré nástroje se vyřadí. Pokaždé musíte zopakovat první dvě S (separovat a uspořádat), aby bylo pracoviště stále aktualizované. #3 Stále čistit by mělo být prováděno pravidelně tak jako tak. Otázkou je četnost provádění čištění a úklidu. LEAN puritáni řeknou měsíčně, ale myslím, že to je příliš moc, v závislosti na změně, kterou na pracovišti provedete. Použijte zde selský rozum (a také všude jinde).

V každém případě, pokud budete dělat první tři „S“ pravidelně, dostanete poslední dvě zdarma. Teď jděte a zlepšujte vaše procesy!

 

Přeloženo z příspěvku: How to Make 5S Stick
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser

 

Přeložil: David Krejčí

Christoph Roser je profesor výrobního managementu na Karlsruhe University of Applied Sciences. Jako autor zakládá na mnohaletých zkušenostech implementace, výzkumu a výuky štíhlé výroby. Věnoval se 5 let výzkumu a práci pro Toyotu v Japonsku.