A3 Report, 1. část: Základy

Pokud se pohybujete v oblasti Leanu, jistě jste již slyšeli o A3 reportu, který je pojmenována podle formátu papíru A3. Jinak je také znám jako list řešení problémů. Cílem je přímo na shop flooru získat všechny potřebné údaje a zapsat je na jeden list papíru A3. A3 report je běžně používán pro řešení problémů, ale také pro řízení projektů nebo reporting stavu.

Proč zpracovat přímo na shop flooru?

Samozřejmě z toho důvodu, že se jedná o místo, kde se přece všechno skutečně odehrává. Pouze na shop flooru máte možnost pozorovat skutečnou realitu a získávat skutečné informace o dané situaci. A další věc je, že pokud často používáte různé reporty a prezentace, můžete využít i A3 report, protože to bude vypadat dobře. Samozřejmě můžete provést pozorování na shop flooru (nebo kdekoli jinde se něco odehrává) a pak se vrátit k počítači a doplnit zjištěné informace a data. Bohužel ale při chůzi tam a zpět s větší pravděpodobností zapomenete na detailní věci, které jste zaregistrovali přímo na místě. Další problém je, že se můžete nechat celkem snadno rozptýlit. Navíc byste také ztratili dost času, kdybyste opakovaně chodili sem a tam. A když už jsme u toho chození, tak je lepší zpracovat A3 report přímo na shop flooru, abyste nemuseli absolvovat různě dlouhé trasy z kanceláře na shop floor a zpět. Z těchto důvodů můžete být nakloněni k vytvoření A3 reportu naráz a přímo na místě.

Proč použít tužku?

Použití tužky má mnoho výhod. A co je nejdůležitější, můžete cokoli snadno smazat a napsat znovu. V důsledku toho nevzniká tolik mentálních bariér ke změnám dokumentů, když je píšete tužkou a můžete velmi snadno změnit. Když budete vyplňovat report perem, budete se snažit, abyste to na první pokus zvládli všechno správně a nic nemuseli měnit, což se ale obvykle nepovede. Další výhodou tužky je její snadnost. Když chcete změnit digitální data v počítači, dost často se dostanete do situace použití nějakého softwaru a už jen k jeho ovládání bude potřeba hodně vaší mentální kapacity. Přitom ruční zpracování tužkou na papír je mnohem jednodušší a rychlejší a můžete to bez problémů zpracovávat přímo na shop flooru. Je však pravdou, že pokud si necháte vyhledat A3 report přes Google, budou skoro všechny nalezené reporty zpracované na počítači.

Proč použít jeden list papíru?

Všichni dobře víte, jak je to s papírem a když se vám nahromadí těch papírů víc na jednom místě. Prohledávat stohy papírů je dost složité. A zvlášť pokud jste na shop flooru, tak nosit s sebou vícero papírů, přehrabovat se v nich a hledat některý konkrétní je dost nešťastné. Věřte mi, znám to na vlastní kůži. V tomto případě tím pádem stačí pouze jeden jediný list papíru. A má to výhodu i v případě, když pracujete ve více lidech, protože máte všechno na jednom papíru, všichni si dokáží hned vše přečíst a nikdo po vás nebude chtít, abyste podal nějaký jiný papír kvůli dalším informacím.

Proč použít formát A3?

Formáty jako jsou A0, A1, A2, A3, A4 atd. jsou součástí normy týkající velikosti papíru. Všechny tyto formáty mají stejný poměr stran, což znamená, že jednoduchým rozříznutím jednoho listu na polovinu získáte dva listy menšího formátu. Tyto formáty jsou využívány víceméně celosvětově, pouze s výjimkou Spojených států, Kanady a Mexika. Ve Spojených státech, Kanadě, na Filipínách a v Chile se běžně využívají americké velikosti papíru. A v případě Mexika se zdá, že používá obě normy.

Každopádně nejčastěji používanou velikostí v kancelářích (mimo USA) je formát A4. Pravděpodobně více než 90 % papíru použitého v typické kanceláři je formátu A4. Japonští inženýři, kteří se pokoušeli získat přehled o problému na shop flooru, však rychle zjistili, že list papíru A4 je prostě příliš malý, aby se na něj vešly všechny informace. A i když šlo o velmi praktické řešení, nebylo dost velké. Proto zdvojnásobili velikost a používali papír formátu A3, který lze také běžně najít ve většině kanceláří.
Vezměte prosím na vědomí, že některé zdroje uvádějí, že formát A3 byla historicky největší velikost papíru, kterou bylo možné zpracovat přes fax. Většina faxů může zpracovávat pouze formát A4, ale existují i speciální faxy, které mohou využít i dokonce větší než formát než A3. Navíc A3 report byl vyvinuta po 2. světové válce, ale první fax byl vyvinut až v roce 1974. Každopádně se ukázalo, že list papíru o formátu A3 byl již natolik dostatečně velký, aby se na něj vešly všechny informace týkající se řešeného problému.

Někdo by mohl přijít s tím, že na ještě větší velikost papíru, tzn. formát A2, se vejde ještě daleko víc informací. To ano, ale papír formátu A2 je vhodný pro použití v kanceláři, kde jej umístíte například na tabuli nebo stůl, ale myšlenkou A3 reportu bylo, aby mohl být zpracován přímo na shop flooru. A zatímco složka formátu A3 je ještě ovladatelná a použitelná, v případě formátu A2 by toho bylo už tak trochu moc.

Shrnutí

Celkově vzato je A3 report jeden list papíru formátu A3, na který píšete ideálně tužkou a jste schopni ho zpracovat přímo na shop flooru. Tím se zvyšuje pravděpodobnost (ale nemusí tomu tak být vždy), že získáte vhodnou reprezentaci skutečné situace a následně také i proveditelné řešení zjištěného problému. A pokud jste si všimli, zatím nepadla řeč na to, co je v reportu vlastně obsaženo. Všechno zmíněné je však také důležité si uvědomit, proto jsme se tentokrát zaměřili přesně na tyto faktory. Ale nebojte, příště už se podíváme na podrobnější informace o tom, co vlastně A3 report všechno obsahuje. A než se tak stane, jděte zlepšovat vaše procesy!

Přeloženo z příspěvku: The A3 Report – Part 1: Basics
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser

Přeložil: Pavel Ondra

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

5 × four =