A3 Report, 2. část: Obsah

Minule byla řeč o tom, jaký formát papíru se pro A3 report používá, že je vhodné jej vyplňovat tužkou a zpracovat přímo na shop flooru. Tentokrát bych vám rád ukázal, co je obsahem a náplní A3 reportu. Důležitou roli zde hraje PDCA cyklus (Plan, Do, Check, Act). Nicméně, podle mého názoru neexistuje žádná dokonalá A3 šablona, která bude zcela vyhovovat všem vašim problémům. Namísto toho si raději vytvořte svůj vlastní individuální nástroj tak, aby odpovídal přesně vámi řešenému problému, nikoli naopak!

K čemu se používá?

A3 report je možné použít pro odlišné úkoly. Hlavním využitím A3 reportu je strukturované řešení problémů. Lze jej také použít pro řízení projektů. Používá se také pro reporting stavu řešení problémů a řízení projektů. Některé zdroje také zvažují používat A3 report pro plánování, i když o tomto zrovna nejsem zcela přesvědčen. Papíry formátu A3 se také často používají k zobrazování výkonu, plnění plánů a norem nebo jiných informací, i když v takovém případě bych to už neoznačoval vyloženě jako A3 report. Osobně vnímám využití A3 reportu s řešením problémů. A3 report vám může pomoci při transformaci ze současného stavu na budoucí stav.

Základ v PDCA cyklu

PDCA cyklus je jedním ze základních nástrojů, který by měl být vždy zahrnut v rámci A reportu. PDCA cyklus je pro mě opravdu zásadní pro řešení jakýchkoli problémů nebo i řízení projektů. Nejprve (Plan) musíte určit povahu problému a přístup k jeho řešení. Následně (Do) dojde k reálné implementaci navrženého přístupu. Poté (Check) byste měli zkontrolovat, zda se problém realizací navrženého opatření skutečně vyřešil. A nakonec (Act) musíte zjistit, proč vaše řešení nefungovalo, a jak to příště zlepšit. Součástí tohoto posledního kroku může také být sdílení získaných znalostí s ostatními. A jelikož se jedná o cyklus, spojitý kruh, mohli byste PDCA vnímat také jako sérii smyček, jak je ukázáno níže, které musí být opakovány, dokud se problém nevyřeší. PDCA je pro mě jedním ze základních nástrojů štíhlé výroby.

PDCA multi-smyčka (By Christoph Roser at AllAboutLean.com under the free CC-BY-SA 4.0 license.)

 

Obsah reportu

V odborné literatuře můžete najít nějaký ten vzorový A3 report s výslovným uvedením, že jen tento A3 report je tím „správným“ způsobem, jak udělat A3 report. Nicméně existuje mnoho různých způsobů, jak používat A3 report, takže jsem pevně přesvědčen, že neexistuje jediný pevný standard A3 reportu, který by vyhovoval úplně všem problémům. Pevně věřím, že byste si měli zpracovat takový A3 report, který odpovídá vašemu problému a nesnažit se vtěsnat váš problém do reportu, který vám někdo „vnutí“ pod tvrzením, že ten je „správný“. Bohužel dost často vidím přesně tento princip bez ohledu na to, zda to odpovídá danému problému či nikoli.

Příklad A3 Reportu (By Christoph Roser at AllAboutLean.com under the free CC-BY-SA 4.0 license.)

Každopádně byste se měli při zpracování A3 reportu soustředit na PDCA. Které části reportu využijete a které nikoli záleží na problému, který chcete vyřešit. Nepoužívejte jednu šablonu A3 reportu pro všechny situace, ale kombinujte a přizpůsobujte jakkoli je vám libo, dokud budete stále zaměřeni na zakomponování PDCA cyklu. Je v pořádku používat šablony, ale současně doporučuji je udržovat dostatečně flexibilní. Pokud například do šablony přidáte diagram rybí kosti, omezíte uživatele a dáte mu jasně najevo, že by měl vypracovat diagram rybí kosti, i když by reálně mohl využít nějakou jinou možnost, která bude třeba i vhodnější. Ale pokud se budete držet alespoň PDCA cyklu, můžete zpracovat A3 report vyloženě jen na jeho základě. Samozřejmě se klidně můžete podívat na celou řadu jiných zdrojů, odborných publikací a udělat i vlastní obrázek o tom, co všechno by mělo nebo mohlo být v A3 reportu zaznamenáno. Ne všechno vám ale musí být k užitku, takže se snažte využití jen to, co vám opravdu pomůže s daným problémem, a nekombinujte za každou cenu všechno, na co narazíte. A opět připomenu, že se jedná jen o jeden list papíru, o formátu A3, který by měl být zpracován přímo na shop flooru a vyplněný ideálně jen tužkou.

Plan

  • Souvislosti: Na co se díváme? Která část závodu/výrobku je předmětem šetření,? O jakou se jedná zakázku?
  • Aktuální stav: Jaká je současná situace?
  • Prohlášení o problému: Jaký problém se snažíme vyřešit?
  • Cíl: Čeho chceme dosáhnout? Jaké jsou naše cíle?
  • Analýza problému / Analýza kořenové příčiny: Co je příčinou našich problémů? Zde je možné použít diagram rybí kosti, 5krát proč, nebo jiný způsob řešení problémů, který budete považovat za užitečný.
  • Porovnání řešení: Která z možných řešení mají nejlepší šanci na úspěch? Které řešení by mělo být implementováno?
  • Navrhované řešení: Jaký je náš přístup k vyřešení problému?

Do

  • Další kroky / Nápravná opatření / Akční plán: Seznam akcí, které je třeba provést k realizaci navrhovaného řešení.
  • Harmonogram realizace: Termíny, plánované anebo aktuální termíny zahájení a ukončení, stav realizace.
  • Odpovědnost: Kdo má na starosti který krok? Mohou také zahrnovat další funkce, jako je například s kým daný krok konzultovat, koho informovat, kdo zajišťuje podporu apod.

Check

  • Ukazatele / Cíle: Porovnání cílové situace se současnými podmínkami. Obzvláště zajímavé je vidět vývoj po implementaci řešení. Srovnání se často zobrazuje formou časové osy nebo pomocí grafu. Často také dochází ke kombinování s cíli z výše uvedeného plánu. Vezměte prosím na vědomí, že dosažení cíle hned ještě neznamená, že jste vyřešili problém. Existují totiž tendence se vracet do svého starého stavu, jakmile se management spokojí s naplněným cílem a odvrátí svou pozornost na jiné téma.
  • Monitoring výsledků: Sledujte vliv implementace a změn.

Act

Doufejme, že tento krok nikdy nebudete potřebovat, pokud dojde k vyřešení problému hned při prvním pokusu. Většina A3 reportů tento krok již neobsahuje. Je totiž i poněkud negativní a depresivní dopředu zahrnovat do A3 reportu část, která se zabývá tím, proč něco nefungovalo a co se udělalo špatně, když ještě nevíme, jestli to tak opravdu bude. Já sám to často do A3 reportu nezahrnuji. Pokud však problém není vyřešen i přes některé změny a vylepšení, budete muset tuto část tak jako tak přidat. Nemusíte ji mít od začátku, ale musíte být mentálně připraveni, že ji možná budete potřebovat.

  • Následná opatření: Jaké jsou další kroky?
  • Podělte se o úspěšné nápady s ostatními: Cílem je sdílet výsledky s ostatními.
  • Aktualizace standardních pracovních listů: Úspěšná změna standardu by samozřejmě musela být přidána do aktualizovaného standardního pracovního listu.

Základní informace o projektu

Kromě toho může A3 report obsahovat mnoho dalších obecných dat týkajících se projektu:

  • Název
  • Referenční číslo
  • Datum reportu
  • Členové projektového týmu, vlastníci projektu
  • Zúčastněné strany
  • Kontaktní informace
  • Čísla dílů
  • Vedoucí pracovník
  • Podpisové pole
  • Rozpočet

Shrnutí

Jak bylo uvedeno výše, je třeba, aby nástroj odpovídal problému, ne naopak. V každém případě existuje ještě mnoho věcí, které lze udělat špatně při zpracování A3 reportu a právě o častých chybách a omezeních tohoto nástroje si řekneme příště. Do té doby doufám, že pro vás bylo výše uvedené shrnutí užitečné. Teď již můžete jít a zlepšovat vaše procesy!

Přeloženo z příspěvku: The A3 Report – Part 2: Content
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser

Přeložil: Pavel Ondra

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

16 − 16 =