A3 Report, 3. část: Omezení a chyby

V posledních dvou příspěvcích jsme se podívali na základní informace o A3 reportuna jeho (možný) obsah. V tomto příspěvku, posledním z této série, bych rád zmínil běžné chyby, ke kterým při zpracování A3 reportu dochází a také jaká omezení tento report má. Celkově lze říct, že A3 report vnímám spíše jako minoritní nástroj, který vám pomůže zorganizovat tu skutečnou práci v rámci řešení problémů.

Počítačové vs. ruční zpracování

Lidé, kteří mne už nějakou dobu znají, tak ví, že jsem velkým fanouškem ruční psaní a zpracování čehokoli, než to stejné dělat s využitím počítače. A totéž platí i zde. Jak již bylo v této sérii uvedeno, zřejmě nejlepší volbou bude při zpracování A3 reportu použít tužku. Můžete k tomu samozřejmě využít i klasické pero, ale není to zas tak dobrý nápad, protože byste museli report zpracovat hned na první pokus správně a bez dalších úprav. Na druhé straně vám úpravu reportu usnadní počítač. Můžete si s ním opravdu pohrát. Problém ale je, a toho si asi ani nevšimnete, že vytváření a formátování takového reportu na počítači bude vyžadovat hodně úsilí, což ve finále odvádí vaši pozornost od samotného řešení problému. A řešení problému je to, co chcete udělat. Musím však přiznat, že existují případy, kdy může být počítačové zpracování A3 reportu užitečné. Na počítači vyhotovený A3 report je totiž mnohem snazší sdílet, prezentovat a číst, než je tomu u ručně psaného provedení, a to především v závislosti na rukopisu autora. Tady opět stojí za zmínku, že byste měli využívaný nástroj přizpůsobit řešenému problému, ne naopak. Takže pokud je vaším úkolem především vyřešit problém, použijte tužku. Pokud je však důležité (také) předložit managementu vizuálně pěkný výsledek, použijte počítač. Koneckonců, jedním z vašich cílů jakožto zaměstnance je, aby vaši šéfové byli šťastní, a pokud chtějí fantastickou grafiku, dopřejte jim ji.

Zabývání se detaily

Dalším problémem, který často vidím, je, že lidé uvíznou v detailech a začnou zanedbávat větší cíl řešení problému. Jedním z takových detailů je, jaký formát papíru použít. Pro A3 report neexistují žádné striktní požadavky. Stačí jen logicky uvažovat. Pokud řešíte něco jednoduchého, můžete klidně použít menší papír formátu A4. A i když to už pak technicky vzato není A3 report, lidé na celém světě docela často přistupují k této variantě a i tak jej nazývají A3 reportem. A když na to přijde a bude to potřeba, klidně použijte větší formát A2. A pokud jej zpracujete na počítači, je otázka chvilky změnit formát a upravit obsah tak, aby přesně vyhovoval vašim potřebám. Pravděpodobně jediná věc, na které bych trval, je použití pouze jednoho listu papíru.

Uvádění příliš mnoha informací

Jednou z výhod A3 reportu je, že si jeho obsah a náplň můžete osekat na úplný minimální základ. Odstraňte všechno, co není potřebné a pracujte přehledně s celým formátem papíru. A hlavně se držte toho, že méně je někdy více. Pokud je to možné, raději použijte obrázky, diagramy, náčrty a grafy místo textu. Obrázky je často mnohem snazší pochopit než text, zejména u ručně zpracovaného reportu.

Individuální práce

Psát na papír pomocí tužky můžete skvěle i v menších skupinách. Snažte se nezpracovávat A3 report sami. Raději zapojte ostatní kolegy a zaměstnance a získejte od nich další podněty, nápady a myšlenky, protože víc hlav víc ví. Obecně zastávám názor, že tým by měl být složen ze dvou až pěti lidí, kteří mají různé názory, a stále by to měl být tým, kde se všichni mohou zapojit do procesu a nemají možnost se někde schovávat.

Omezení

Občas mám ten pocit, že A3 report je vnímán jako nějaký magický nástroj Leanu, který když budete využívat, bude všechno na shop flooru jako zázrakem v pořádku. Malá nápověda – takhle to nefunguje. A nefungují tak ani žádné jiné magické nástroje Leanu, jako třeba 5S nebo mapování hodnotových toků. A i když je A3 report takto vnímán, je to podle mého názoru pouze minoritní nástroj. Hlavní úlohou je stále identifikovat a řešit problém. Mám-li možnost rozhodnout se, jestli udělat analýzu kořenových příčin v rámci A3 reportu a odfláknout ji, nebo udělat dobrou a kvalitní analýzu jen na kousku papíru, vždycky se vydám cestou té lépe zpracované analýzy. Použití A3 reportu vám neposkytuje automaticky žádnou výhodu, pokud zanedbáte a odfláknete jeho obsah! Proto byste se měli primárně zaměřit na obsah tohoto reportu a nikoli na jeho formát!

  1. Proveďte důkladnou analýzu aktuálního stavu.
  2. Jděte do hloubky, abyste pochopili příčinu problému.
  3. Získejte ideálně nápady na vícero možných řešení vašeho problému.
  4. A pak vyberte nejslibnější variantu.
  5. Zajistěte dobře provedenou implementaci.
  6. A po nějakém čase ověřte, zda realizované řešení skutečně problém vyřešilo.

Jakmile v něčem z tohoto selžete, vzroste vám riziko, že problém nevyřešíte. Nezapomeňte tedy, že nejde o formát ani formu zpracování, ale podstatu řešení problému a ten správný a dobrý obsah, který povede k vyřešení onoho problému. Tímto bych tedy uzavřel tuto sérii o A3 reportu. Teď již můžete jít, vezměte si tužku, papír formátu A3 a zlepšujte vaše procesy!

Přeloženo z příspěvku: The A3 Report – Part 3: Limitations and Common Mistakes
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser

Přeložil: Pavel Ondra

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

three × 3 =