Oblasti zlepšování procesů se věnuji od roku 1998. Mou profesní orientací je zavádění štíhlého podniku, vizuální management, zlepšování procesů, systémy zlepšovacích návrhů, štíhlá logistika a štíhlá administrativa. Neustálé zlepšování a inovace jsou mojí prací a mým koníčkem. Aktuálně pracuji na pozici manažera pro neustálé zlepšování v leteckém průmyslu. Mimo to spolupracuji s vysokými školami, školicími organizacemi a snažím se různými způsoby kultivovat okolí kolem sebe. Během své praxe jsem si uvědomil, jak moc je důležité propojovat zaměstnance, procesy a technologie do harmonického celku. Věřím, že na počátku všeho zlepšování je schopnost měnit sebe a své myšlení i chování.

Oblasti zlepšování procesů se věnuji od roku 1998. Mou profesní orientací je zavádění štíhlého podniku, vizuální management, zlepšování procesů, systémy zlepšovacích návrhů, štíhlá logistika a štíhlá administrativa. Neustálé zlepšování a inovace jsou mojí prací a mým koníčkem. Aktuálně pracuji na pozici manažera pro neustálé zlepšování v leteckém průmyslu. Mimo to spolupracuji s vysokými školami, školicími organizacemi a snažím se různými způsoby kultivovat okolí kolem sebe. Během své praxe jsem si uvědomil, jak moc je důležité propojovat zaměstnance, procesy a technologie do harmonického celku. Věřím, že na počátku všeho zlepšování je schopnost měnit sebe a své myšlení i chování.

Vytlačí roboti zaměstnance?

Automatizace ve výrobě a službách je pro někoho symbol pokroku, pro jiné noční můra ze ztráty povolání. Jaká by ale nastala reálná situace, pokud by se roboti v masové míře podíleli na práci, kterou donedávna zastávali lidé?

Podívejme se na to bez zbytečných předsudků a strachu i bez zbytečných očekávání zkreslených sci-fi filmy. Robotizace není něco, co nás čeká v následujících letech a desetiletích. Je to proces, který již několik let probíhá a který je pevnou součástí výroby i služeb v moderní společnosti. Jisté je, že využití robotů bude stále větší. Obzvlášť v situaci, kdy nabídka pracovních míst převyšuje počet reálných uchazečů o práci, se pro podniky stává vítanou alternativou.

Automatizace výroby za použití průmyslových robotů se již dávno stala běžnou součástí výrobních procesů velkých průmyslových firem – převážně v automobilovém průmyslu a v sériové výrobě. Díky jejich vlivu se principy Průmyslu 4.0 postupně dostávají i do menších podniků a hlavně oborů, které dříve stály mimo hlavní proud digitalizace, jako například bankovnictví, administrativa, prodej nebo logistika.

Celkem běžně si dnes všímám toho, jak lidé popírají užitečnost robotů. Svá tvrzení zakládají především na příkladech z minulosti a poukazují na selhání. Domnívám se, že podmínky v současném světě se zlepšily. Existuje celá řada důvodů, proč jsou dnešní podmínky jiné, než tomu bylo v minulosti. Největší roli zde hrají softwarová vylepšení a technologický vývoj. Uplynuly přibližně čtyři dekády od doby, kdy první industriální roboti začali svými mechanickými rameny odvádět rutinní úkony manuálních pracovníků, jako jsou zvedání a přesun předmětů nebo jejich natírání a sváření.

Avšak i přes dnešní široké možnosti využití robotů je stále velké množství této práce prováděno manuálně, a to jednoduše kvůli ekonomické optimalizaci. Schopnost stroje odvádět stejnou práci jako člověk ještě neznamená, že se bude jednat o ekonomicky výhodnější výrobní proces. Nicméně, zvyšující se všestrannost a klesající cena robotů v budoucnu umožní jejich užití ve stále menších a menších provozech, kde není efektivní a ani realistický nákup velkého množství strojů, kdy jeden vykonává pouze vysoce specifický úkon. Takovou specializaci strojové práce si dnes mohou dovolit pouze velcí výrobci s dostatečně velkými kapitálovými rozpočty.

Kolaborativní roboti (Jeff Green/Rethink Robotics, Wikimedia Commons)

S příchodem tzv. kolaborativních robotů a kooperativních robotů se otevírají možnosti jejich využití jakožto pomocníků člověka. Robot je tak třetí rukou pracovníka, která z něj snímá břímě repetitivních a často neergonomických úkonů. Již se vyrábí stroje malých rozměrů s bezpečnostními prvky, které umožňují jejich využití v prostorově omezených provozech a bezprostřední blízkosti lidí, tedy v méně strukturovaných prostředích. To je v kontrastu s industriálními roboty, kteří představují riziko pro pracovníky a musejí být ohrazeni fyzickými bariérami nebo optickými závorami. Kolaborativní roboti zvládají široké spektrum úkonů:

  • balení a paletizaci,
  • šroubování,
  • obsluhu lisů a strojů,
  • leštění a pískování,
  • laboratorní analýzy,
  • lepení,
  • dávkování,
  • svařování,
  • montáž,
  • odebírání a ukládání,
  • kontrolu kvality.

Navíc programování těchto robotů v reálném provozu již není závislé na vysoce kvalifikovaných programátorech, protože některé modely lze novým úkonům naučit pouhým vedením lidskou rukou. Všestrannost a jednoduchá programovatelnost těchto strojů je činí ekonomicky výhodnými také pro výrobu o malých objemech.

Využitelnost robotů je natolik významná, že mne to opravdu nutí se sám sebe ptát, zda budeme mít ekonomické problémy kvůli obtížnosti s poskytováním dobrých pracovních míst pro lidi. Jedním z příkladů výrazného přínosu pro společnost by mohl být autonomní (samořídící) automobil. Přínosy této technologie jsou obrovské. Nejen vlivem na planetu, ale i z ekonomického hlediska, nebo také z hlediska výrazného snížení počtu úmrtí v důsledku dopravních nehod, vážných zranění a také zdravotních nákladů.

Měli bychom doufat, že tomu tak v budoucnu bude. Myslím, že roboti nevytlačí zaměstnance, ale naopak jim zpříjemní a usnadní práci. Přál bych si, aby došlo k větší digitalizaci a nasazení kolaborativních robotů, vzrostla efektivita práce a přesnost výroby. Ve společnosti jakékoliv velikosti se pak mohou uvolnit zaměstnanci, které můžeme přesunout na jiné, kvalifikovanější práce s větší přidanou hodnotou. Myslím, že žádné masové propouštění nás rozhodně nečeká. Co myslíte vy?

Vinařství 4.0 – 2. část

Víno inspiruje umělce k tvorbě, osobnosti k pronášení moudrých poznámek a prostý lid k veselému popíjení. Jak praví jedna z klasických vinařských moudrostí: „Kdo nemá rád víno, ženy a zpěv, zůstane bláznem po celý život.“

Číst dále Vinařství 4.0 – 2. část

Vinařství 4.0 – 1. část

Víno inspiruje umělce k tvorbě, osobnosti k pronášení moudrých poznámek a prostý lid k veselému popíjení. Jak praví jedna z klasických vinařských moudrostí: „Kdo nemá rád víno, ženy a zpěv, zůstane bláznem po celý život.“

Láska k vínu mne spojuje delší dobu. Po návštěvě jižní Moravy mne kultura a výroba vína natolik fascinovala, že jsem před třemi lety vyrobil víno pouze z burčáku. Rok poté jsme koupili metrák hroznů a pokusili se vyrobit víno starou metodou, jako vyráběli naši předci. Při ručním zpracování hroznů jsem si začal Číst dále Vinařství 4.0 – 1. část

Štíhlá administrativa

Funkce administrativních činností, jako jsou procesy veřejné správy, finance, lidské zdroje, regionální, mezinárodní a globální zadávání veřejných zakázek, IT a další nepodnikatelské podpůrné jednotky, které tvoří společný soubor procesů nezbytných pro splnění cílů organizace. V závislosti na odvětví představují také více než 50 % veškerých nákladů souvisejících s uspokojením poptávky zákazníků. Z pohledu zákazníka však 75 % až 90 % všech činností prováděných těmito funkcemi nepřidává žádnou hodnotu. Výstupy administrativních funkcí se navíc často navzájem překrývají a nejsou jasné ani snadno kvantifikovatelné. Z tohoto důvodu se tato skupina výdajů často označuje jako „černá díra“ a je zanedbávána pro iniciativy ke zlepšení.

Dopad administrativních procesů je v mnoha ohledech významný, zejména pokud je přímo spojen s hodnotou, kterou zákazník požaduje. Administrativní procesy jsou také často zanedbávány z mnoha důvodů. Většina společností se soustřeďuje na tradiční procesy ve výrobě, částečně kvůli jednoduchosti aplikace a úspěchu metod. Výrobní procesy jsou snadněji kvantifikovatelné a náklady jsou založeny na využití strojů a přímém přidělování práce. Ve většině případů neexistuje měření jednotlivých činností v čase, nebo neexistuje dostatečné zhodnocení vlivu a přínosů snížení úspory v kanceláři. Vybalancování činností společnosti, které jsou „nezbytným plýtváním“ s těmi, které vytvářejí hodnotu, představuje neustálý boj pro společnosti všech velikostí. Výhody uplatnění LEAN principů a nástrojů v administrativních činnostech mohou ovlivnit administrativní procesy na všech úrovních vaší organizace.

Soustřeďte se na plýtvání

Plýtvání v administrativních procesech lze identifikovat, klasifikovat a minimalizovat stejným způsobem jako plýtvání ve výrobě. Mají také obrovský potenciál úspor. LEAN principy, metody Kaizen a VSM (Value Stream Mapping) lze aplikovat v kancelářském prostředí pro zlepšení toku dokumentace a snížení celkové doby výroby v procesech a obecně pro dosažení dokonalosti v nezabezpečených oblastech.

Druhy plýtvání v administrativě s příklady výskytu

  1. DOPRAVA A MANIPULACE – Nadbytečný pohyb papírování, vícenásobné přenosy elektronických dat, víceúrovňové schvalování.
  2. SKLADOVÁNÍ A ZÁSOBY – Nakupování nebo dělání věcí dříve, než jsou potřebné (např. kancelářské potřeby, literatura…). Věci, které čekají ve schránce, dokumenty, které mají být podepsány, nepřečtené a zbytečné e-maily.
  3. POHYB – Chůze ke kopírce, tiskárně, faxu. Procházky nebo jízdy mezi kancelářemi. Centrální podání. Udržování formulářů mimo dosah zaměstnanců, hledání položek, protože nemají definované místo, nevyplněné doklady, ukládání souborů všude, zaměstnanci pracujícími na základě zkušeností namísto standardního procesu a vypracování návrhu před přípravou formálního dokumentu.
  4. ČEKÁNÍ – Pohotovostní doba (počítač, fax, telefon…). Čekání na schválení, čekání na informace o zákaznících nebo čekání na objasnění nebo opravu práce přijaté z procesů proti proudu vytváří mnoho plýtvání v administrativních a podnikových systémech.
  5. NADVÝROBA – Tisk, papírování nebo zpracování objednávky dříve, než je potřeba. Jakékoliv zpracování, které se provádí na rutinním programu – bez ohledu na aktuální poptávku. Příliš mnoho informací shromážděných, uložených a udržovaných.
  6. CHYBNÉ PROCESY – Spoléhat se na kontroly, spíše než navrhnout proces odstranění chyb, znovu zadávat data do více informačních systémů, dělat další kopie, generovat nepoužívané zprávy, tisk e-mailů a stejné poznámky, nedostatek správné instrukce pro vyplňování formulářů, opakování stejných informací v různých formách, použití různých programů v různých odděleních, například při zpracování objednávky a opětovné zadání objednávky.
  7. CHYBY – Chyby při zadávání údajů nebo chyby faktur. Technické změnové příkazy, chyby v návrhu, fluktuace zaměstnanců a špatná komunikace jsou „závady“ v administrativních procesech.

LEAN řešení

Systém řízení založený na LEAN procesech umožňuje společnostem dosáhnout provozní dokonalosti a zároveň poskytnout flexibilitu ve způsobu řízení procesů. Odstranění plýtvání v kanceláři je také pravděpodobně tvrdší než na výrobní lince, protože produktivita v kanceláři je mnohem méně vyčíslitelná. Použijte těchto šest základních principů, které jsou dle mé zkušenosti zcela osvědčené.

  1. Mapování hodnotového toku (VSM) je kritickým nástrojem pro vizualizaci zbytečných procesů a kroků, které by mohly být revidovány za účelem odstranění plýtvání. Obvykle existují tři typy hodnotových proudových map: (1) aktuální stav, (2) ideální stav a (3) budoucí stav. Třetí, „budoucí stav“, je kompromis mezi současným stavem a ideálním stavem a jedná se o pomoc při provádění nezbytných kroků k dosažení snížení plýtvání.
  1. Standardizace je aktem zjednodušení a zefektivnění procesů. Každý zaměstnanec by měl postupovat podle svých vlastních úkolů důsledně, aby procesy byly transparentní a ostatní členové týmu se mohli spoléhat na jednotný produkt. To může zkrátit dobu zpracování o 10 až 15 %. Implementace změny procesu musí být v souladu s cíli společnosti a jejími zaměstnanci. Některé změny procesu mohou být pro zaměstnance tak nepříjemné, že změna může skutečně bránit efektivitě.
  1. Před standardizací procesu se ujistěte, že proces je jednoduchý a opakovatelný. Tok může také odkazovat na fyzické uspořádání kanceláře. Někteří nazývají toto bezhraničností, která vytváří fyzický prostor, který komplimentuje proces a jeho účastníky. To zahrnuje vytvoření jednoduchého a intuitivního kancelářského prostoru a odstranění překážek komunikace mezi členy týmu.
  1. Neberte si příliš mnoho najednou. Místo toho se zaměřte na klíčové procesy, které přímo ovlivňují schopnost vaší společnosti přinést zákazníkům hodnotu. Pouze po vylepšení a zdokonalení těchto klíčových procesů byste měli vyřešit další pomocné operace.
  1. Kultura je nejdůležitějším prvkem štíhlé kanceláře. Podpora „štíhlé kultury“ zajišťuje, že štíhlé procesy se udržují – a zlepšují – v průběhu času. Je to také známka hloubky a sofistikovanosti vašich procesů a pochopení vašich zaměstnanců. Ale založení štíhlé kultury je nejtěžší a trvá nejvíce času. Dobrá kultura je prováděna pomalu, s prémií na vztahy a celkovým pochopením hodnot společnosti. Značka úspěšné štíhlé kanceláře – a naopak něco takového – je hloubka štíhlé kultury.
  1. Aby se podpořila dobrá kultura, musí se změny ve firemním procesu shodovat s cíli společnosti a měly by být flexibilní na základě zpětné vazby zaměstnanců. Ironií štíhlé implementace je skutečnost, že to může být vlastně nákladný proces sám o sobě – nebo hůře – může to způsobit více plýtvání.

Jak zavést a zachovat zavedené změny v českých podmínkách

O tom, že počátek 21. století přináší globalizaci a zvyšující se dynamiku do všech oblastí lidského působení, již dnes nikdo nepochybuje. Současnost lze bezesporu charakterizovat jako období akcelerujícího vývoje a významných změn na všech frontách. Změny, které nás postihují, jsou čím dál tím častější a doba potřebná k vyrovnání se s nimi se neustále zkracuje, přičemž tento trend bude v budoucnosti zřejmě dále zesilovat. Stále častěji se hovoří o tom napříč tuzemskými podniky, že budoucnost bude přát těm hráčům, kteří se dokážou se změnami rychleji a úspěšněji vyrovnávat než ostatní. Číst dále Jak zavést a zachovat zavedené změny v českých podmínkách