Brainstorming! Jak na něj?

Lean je z velké části o řešení problémů, přičemž řada z těchto problémů je hodně komplexních a složitých, jinak by je už někdo vyřešil. Pro řešení problémů se často používají tzv. kreativní techniky řešení problémů. Většina z nich se používá ve skupinách pro využití společného vědomí a kreativity a dosažení synergického efektu. Řada z nich je vhodná také pro získávání vícero alternativních řešení, ze kterých si můžete vybrat to nejlepší. Jednou takovou nejběžněji používanou technikou kreativního řešení problémů je brainstorming.

Brainstorming je jednoduchá technika. S jeho využitím je možné vytvářet velké množství nápadů, ale nejlépe se hodí pro méně náročné problémy. Pokud potřebujete mít zpracovanou podrobnou analýzu a spoustu dat pro generování nápadů, nebude brainstorming tou nejvhodnější technikou. Například by bylo obtížnější, nikoli však nemyslitelné, použít brainstorming ke zjištění toho, do jakých akcií máte investovat, protože budete potřebovat spoustu dat a údajů pro takové rozhodnutí. Rád využívám brainstorming jako počáteční techniku, na kterou budou následně navazovat pokročilejší kreativní techniky.

Příprava na brainstorming

Pro začátek potřebujete skupinu lidí, která bude mít v ideálním případě nejméně tři a ne více než deset členů. Pokud bude ve skupině více než deset lidí, je pravděpodobné, že se někteří nezúčastní a zůstanou v ústraní, což není chtěné. Je samozřejmě potřeba, aby byla tato skupina složena z lidí, kteří mají alespoň minimální zkušenosti s řešeným problémem. Starší a zkušení lidé jsou cenění, protože o daném problému více ví, nebo se to od nich minimálně očekává. Mladší lidé s méně zkušenostmi jsou však také cenění, protože jsou schopni přinést do řešení daného problému čerstvý vítr a mohou narušit konvenční a strnulé myšlení zbytku skupiny.

Je také vhodné, aby se mezi sebou jednotliví členové skupiny znali a vycházeli spolu. Pokud potřebujete zahrnout do skupiny lidi z různých hierarchických úrovní vaší organizace, snažte se, aby rozpětí mezi zastoupenými úrovněmi nebylo příliš široké. Provozní zaměstnanci z operativy mnohem lépe vycházejí s ostatními pracovníky na podobné úrovni, než třeba se svým šéfem nebo šéfem svého šéfa a tak dále. V ideálním případě do skupiny zahrňte také lidi různých funkcí. Ve skupině by měli být lidé, kteří se s tímto problémem setkávají denně (např. operátoři strojů nebo mistři), lidé spravující celý systém (údržba nebo plánování výroby) a také lidé, kteří jsou problémem postiženi (např. logistika). Snažte se mít k dispozici různorodou skupinu.

Co se týče vybavení a pomůcek, budete potřebovat nějakou nástěnku a štítky s připínáčky, příp. samolepící štítky, na které budete psát jednotlivé nápady. Musí být zajištěna možnost předělávání těchto lístečků na jiná místa po nástěnce či tabuli, aby je bylo možné uspořádat do podobnostních skupin. Můžete využít také flipchart, ale sám o sobě vám nebude stačit.

Brainstorming

Za předpokladu, že už máte sestavenou skupinu pro brainstorming, musíte jim představit daný problém. Můžete jim ho jen verbálně popsat, nebo si připravit i nějakou velmi krátkou prezentaci tak na dva snímky. S množstvím snímků to prosím nepřehánějte! Účastníci musí především vědět, o jaký problém se jedná, tzn. měli byste mít pro skupinu připravenou jednu otázku, která bude předmětem brainstormingu. Skupina vám může pomoci tuto otázku přeformulovat. Ve výsledku se však musí jednat o jednu jedinou a jasnou otázku, pro jejíž vyřešení (zodpovězení) bude skupina generovat nápady.

Moderátor brainstormingu následně zahájí vlastní proces brainstormingu a skupina vytváří nápady. Tyto nápady jsou napsány na kartičky nebo štítky, které jsou buď samotným účastníkem, nebo moderátorem, připevněny na nástěnku/tabuli následovně:

  • Účastníci předkládají své nápady slovně a moderátor je zaznamenává, což je vhodné pro skupiny, jejichž členové mezi sebou dobře vycházejí.
  • Každý účastník napíše několik nápadů na několik štítků, které jsou následně shromážděny moderátorem, aby je nahlas přečetl, což je vhodné pro skupiny, ve kterých jsou lidé z několika hierarchických úrovní organizace, příp. pokud mezi sebou mají někteří členové skupiny nějaké konflikty.
  • Všichni účastnici jeden po druhém postupně předkládají nápady (co účastník, to jeden nápad v jednu chvíli), přičemž je možné některé účastníky přeskočit, pokud žádný nápad nemají. Samotný účastník nebo moderátor poté nápad zaznamená a pokračuje se dalším účastníkem. Výhodou je, že i tišší účastníci jsou vyzýváni k tomu, aby přispěli svým nápadem k ostatním.

Jednotlivé štítky by měly být dostatečně velké, aby si je mohli všichni účastníci dobře přečíst, což pomáhá procesu generování dalších nápadů a jejich rozvíjení. Generování nápadů by mělo neustále pokračovat, dokud budou vznikat další a další nápady, což obvykle trvá přibližně 15 minut. Moderátor může jednotlivým účastníkům pomáhat tím, že se jich zeptá, zda je možné jejich (nebo i jiný) nápad nějak pozměnit, nahradit, zkombinovat apod.

V dalším kroku jsou štítky s návrhy uspořádány do podobnostních skupin. Je pravděpodobné, že přijdete s několika hodně podobnými nápady. Moderátor uspořádá jednotlivé štítky ve spolupráci se všemi účastníky. Účastníci mají v této fázi ještě další možnost podávat náměty na základě uspořádávání již napsaných nápadů. Nakonec by na nástěnce/tabuli mělo být několik různých přístupů k řešení daného problému, kdy každá skupina nápadů by měla představovat jeden směr řešení. Vytvořené skupiny nápadů a jednotlivé nápady by následně měly být ohodnoceny (proveditelné nebo méně proveditelné) a mělo by být přistoupeno k jejich dalšímu vylepšení.

Pravidla brainstormingu

  • Kvantita je víc než kvalita: Cílem je vytvořit co nejvíce nápadů. Hodnocení jejich kvality je až dalším krokem.
  • Podporujte bláznivé nápady: Za žádných okolností neoznačujte žádný nápad jako bláznivý nebo pošetilý. Zamezte tomu, aby kterýkoli z účastníků tímto způsobem shazoval nápady ostatních. Mnoho vynálezů a řešení vzešlo ze šílených nápadů, proto je takové nápady potřeba absolutně a pozitivně podporovat. Je mnohem lepší se s bláznivými nápady vypořádat později, než takový nikdy nemít, protože může být nápadem dobrým. A i přesto, že takový bláznivý nápad nemusí fungovat, může být inspirací k vzniku mnohem realizovatelnějšího nápadu.
  • Během generování nápadů se nápady nehodnotí: V souvislosti s předchozím bodem, neodsuzujte a nehodnoťte žádné nápady během fáze jejich generování. Můžete tím totiž potlačit tvořivost a potenciálně by mohli začít jednotliví účastníci váhat, zda vůbec přispět svým nápadem nebo si jej nechat pro sebe, aby se neztrapnili.
  • Myšlenka je více než funkce: Především u skupin, ve kterých jsou členy zástupci vedení organizace, existuje nebezpečí, že „šéf má vždycky pravdu“. Snažte se primárně povzbudit kreativitu. Nemusíte za každou cenu souhlasit s někým, kdo je hierarchicky nad vámi, i když byste věděli o něčem lepší, nebo byste dokázali jeho nápad rozvinout. Navíc právě zrovna před zraky vedení by se měli jednotliví účastníci snažit předvést, aby získali plusové body pro své budoucí povýšení. Je naprosto v pořádku vzít nápad někoho jiného a vylepšit ho. Neplýtvejte časem při vymýšlení nápadů jen proto, že podobný nápad už řekl někdo jiný a vy už ho nemůžete použít v upravené podobě. Prostě generujte další a další nápady.

Shrnutí

Obecně vzato je brainstorming osvědčenou technikou, která se používá na začátku pro generování nápadů u ne příliš složitých problémů. Je to dobrá startovací kreativní technika, kterou později rozšíříte o jiné kreativní techniky. Vzhledem k tomu, že brainstorming je celkem běžný, existuje zde riziko protichůdných citových postojů (sympatie, antipatie apod.) nebo znudění účastníků, protože to musí dělat zase a znovu pořád dokola, zvlášť pokud brainstormingy z předchozích zkušeností nebyly řádně moderovány. Přesto je podle mého názoru brainstorming užitečnou technikou a může být použit pro mnohé (nikoli však všechny) problémy. Teď již můžete jít, trochu polechtejte vaše mozkové buňky nějaký kreativním řešením problémů a zlepšujte vaše procesy!

Přeloženo z příspěvku: How to Do Brainstorming
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser

Přeložil: Pavel Ondra

Christoph Roser je profesor výrobního managementu na Karlsruhe University of Applied Sciences. Jako autor zakládá na mnohaletých zkušenostech implementace, výzkumu a výuky štíhlé výroby. Věnoval se 5 let výzkumu a práci pro Toyotu v Japonsku.

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

čtyři × dva =