5S: Jak funguje a co nám nabízí?

5S je jedna ze základních metod štíhlé výroby, která se používá k vytvoření a udržení čistého a organizovaného pracovního prostředí. Co se této štíhlé metody týče, vypadá poměrně jednoduše.

(Přeloženo z originálu “How 5S Works”, autorem je Christoph Roser na blogu www.allaboutlean.com)

Koneckonců, každý z nás už někdy něco uklidil. Bohužel, uklidit něco jednou nestačí. Opravdová výzva je to udržet čisté! A to je přesně oblast, kde většina 5S činností selhává. V tomto článku bych chtěl popsat základy 5S a jak to funguje (plus také 4S, 6S a i více „S“).

Proč 5S?

Výhodou 5S je, že v čistším pracovním prostředí je snazší pracovat a tím pádem i být produktivnější. Mít správné nástroje v dobrém pořadí snižuje množství odpadu a oprav stejně jako nehod. Snadný přístup k nástrojům ve standardizovaném umístění umožňuje jejich rychlejší používání a tím pádem se zvýší celková produktivita. Můžeme tím také snížit množství potřebného prostoru a množství použitých nástrojů se také může snížit. Čas, který potřebuje nový pracovník, aby se seznámil s novým pracovním prostředím, může být snížen. Celkově je zde tedy poměrně dost výhod.

Nicméně výhody uvedené výše se ne vždy projeví, buď proto, že 5S je zpracováno nesprávně nebo je použito v oblasti nevhodné pro 5S (více v mém následujícím článku), nebo protože vynaložená snaha převyšuje výhody. V každém případě je to často užitečné, ale už ne všude.

Metoda

Níže vám ukážu základy metody, co se týče japonského 5S a obvyklého českého překladu 5S s několika vysvětlivkami. Tato metoda zní velice jednoduše, ale především poslední dvě „S“ jsou body, kde projekty selžou. Také si prosím všimněte, že na západě je tato metoda často viděna jako postup krok po kroku. Naproti tomu v Japonsku se tyto kroky překrývají. Ale více o tomto už níže.

1: Seiri – Separovat

Seiri: separování, třídění, uspořádávání, organizace, seřazení, přizpůsobení, regulování

Nejprve jsou všechny nepotřebné předměty separovány a odebrány. To zahrnuje nástroje, součástky, instrukce a všechny další předměty, které nejsou potřebné. Musíte projít celým pracovištěm a rozhodnout se o každém předmětu, jestli je k práci nezbytný. Pokud není nezbytný, je pouze překážkou v cestě a musí být odstraněn.

Občas se používá červená nálepka k označení všech předmětů, které nejsou nezbytné. Následně jsou všechny označené předměty odebrány a sbírány k jinému použití, renovaci, recyklaci nebo vyhození. Další možností je označit všechny předměty a pracovníci vždy označení odeberou, pokud předmět použijí. Všechny předměty, které jsou po nějaké době stále označeny, jsou odebrány nebo vyřazeny.

2: Seiton – Systematicky uspořádat

Seiton: uspořádanost, seřadit, uklidit

Vytvořte systematické uspořádání pro každý předmět, který chcete na pracovišti nechat. Každý nastroj a jeho součásti by měly mít určené místo. Častěji používané nástroje by měly být blíže místu, kde se používají, méně používané nástroje by měly být dále. V ideálním případě, pokud člověk potřebuje nástroj, měl by ho najít pokaždé na tom stejném místě.

Toto uspořádání je často podpořeno nálepkami nebo designem úložiště. Vždy ihned vidíte, kam který nástroj patří a který nástroj chybí. Podobný přístup je také stínová deska, kde každý nástroj má svůj stín nebo obrys. Tudíž je umístění pro každý nástroj jasně značené a chybějící nástroje jsou také rychle identifikovány.

Další možností je označit pracoviště na místech, kam se mají předměty nebo materiál dát. Některé z nich jsou i nařízeny zákony. Například, umístění hasících přístrojů a skříňky první pomoci vyžadují určitá označení a nálepky ve standardizovaných barvách. Podobně jako u ostatních nástrojů to pomáhá je rychle najít, když je potřebujete – a v případě požáru bych byl hodně rád, kdybych hasící přístroj rychle našel. Podobné nálepky a označení mohou být také použity pro ostatní součástky a nástroje, aby bylo zajištěno, že všechny mají své přidělené místo.

Navíc všechno uvedené výše může být také označeno textem, který nejen upřesňuje místo, kam se mají dát, ale i co jde kam a jak. Celkově se v mnoha moderních továrnách používá mnoho označení pracovišť a další systematická umístění. Ovšem pokud vám mohu poradit, toto je právě část, kde se většina přílišně nadšených 5S manažerů utrhne ze řetězu a přeplácá pracoviště nálepkami, které jsou pracovníky rychle ignorovány.

Tento krok také obvykle zahrnuje opravu rozbitých předmětů nebo nátěrů, ačkoliv se to často uvádí v kroku následujícím – 3: Seiso.

Šuplík na nářadí (This file is licensed under the Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported license.)

3: Seiso – Stále čistit

Seiso (někdy také psáno Seisou): čistit

Nyní, když už jsou odebrány všechny nepotřebné předměty a potřebné předměty uspořádány, je dalším krokem vyčistit pracoviště a všechny předměty. V různých verzích 5S se to interpretuje jako stále čistit, leštit, desinfikovat nebo vydrhnout.

Jak už název napovídá, vyčistíte pracoviště. Pokud jste to už neudělali v #1 nebo #2, měli byste také nahradit nebo opravit všechno, co je rozbité nebo poškozené. Čištění také může zahrnovat údržbu strojů.

Jednou něco vyčistiti není problém. Dokonce můj pokoj byl vyčištěn, jednou, kdysi. Výzva je ale udržovat to čisté! To je ten moment, kde se zapojují další kroky.

4: Seiketsu – Standardizovat

Seiketsu: čistý, hygienický, sanitární, ryzí, ctnostný

Zatímco v češtině se Seiketsu často uvádí jako „standardizovat“, je to opravdu velká chyba v překladu. V japonštině se použití tohoto „S“ vykládá jinak, a to jako udržet něco čisté.

Občas se v české verzi uvádí, že toto je krok, kdy by se měl vytvořit standard na udržení čistoty. Toto je v podle mě nepřesné. První tři „S“ jsou standard. Ve 4 teď musíte tento standard udržet. Pokud potřebujete standard, abyste udrželi standard, pak je něco špatně. V tomto případě byste se měli ujistit, že vaše separované, uspořádané a čisté pracoviště takové nadále zůstane.

5: Shitsuke – Sebedisciplína

Shitsuke: disciplína, trénink

Nakonec je zde Shitsuke, kde potřebujete disciplínu, abyste všechno udrželi čisté a uspořádané. Bohužel pracoviště – a když na to přijde, jakékoliv místo – mají tendenci se stávat čím dál tím víc nepořádnějším, pokud se o ně nestaráme. Tudíž abychom je udrželi čistá a uspořádaná, vyžaduje to konstantní snahu. Podle mě se ale tento krok #5 překrývá s krokem #4. V každém případě je kombinace kroku #4 a #5 nejtěžší částí 5S.

Je toho moc. Můžu mít jen 4S?

Samozřejmě. Když začala tuto metodu používat Toyota, měli pouze 4S, jak je ukázáno níže:

  1. Seiri – Vytřídění
  2. Seiton – Uspořádání
  3. Seiketu – Elegance
  4. Seiso – Čistota

Rychle si všimnete, že Shitsuke (sebedisciplína) chybí a že pořadí Seiketsu (standardizovat) a Seiso (stále čistit) jsou prohozena. Také překlady od Toyoty jsou jiné než ty výše. V případě, kdybyste minuli definice výše, v japonském jazyce mají 1: Seiri a 2: Seiton podobný význam.

Akronym pro to by bylo „RICK“ – odstranit (remove), identifikovat (identify), vyčistit (clean) a udržet čisté (keep clean). V Toyotě je sebedisciplína součástí jejich kultury a nepotřebují proto žádné páté „S“. Co se týká prohození Seiketsu a Seiso, obojí je možné použít, především pokud použijete originální japonské významy. Celkově to v Japonsku není používáno jako metoda krok-za-krokem, ale spíše jako mnemotechnická pomůcka. Jsem toho názoru, že i první 3S jsou dostatečná, pokud je děláte pravidelně.

Je toho málo. Můžu mít o jedno „S“ víc?

Jistě, tady máte:

Shukan: obyčej, zvyk, způsob

Toto je možné šesté „S“, které se někdy uvádí ve verzi pro 6S. Shukan může být také nazýváno „Stylizovat“, což je nejbližší slovo začínající „S“, které mě napadá. Hlavní myšlenkou je vytvořit návyk dělání ostatních 5S. Nejsem si příliš jistý, odkud toto „S“ vzniklo. Mně to připadá přebytečné ve vazbě na 4: Seiketsu (standardizovat) a 5: Shitsuke (sebedisciplína). Pokud projekt nedokáže zvládnout 5S za použití #4 a #5, pak podobná #6 opravdu nepomůže. V každém případě je to využívané jen zřídka.

Můžu mít ještě víc, prosím?

Není problém. Někdy je zde také „S“, které se označuje jako „Bezpečnost“. Jde zde hlavně o zajištění potenciálních bezpečnostních problémů. Toto je západní přídavek, jelikož nevím o žádném Japonském slovu, které by se používalo v tomto kontextu. Zapamatujte si prosím také, že toto není 7S, ale jedná se o jiné šesté „S“ v 6S.

Víc! Víc! Chci víc!

Dobře, dobře. Občas se „Ochrana“ používá jako další „S“. Jedná se o rozpoznání hlavních ohrožení pro stroje a ostatní majetek. Toto eventuálně zahrnuje myšlenkové vlastnictví a citlivé informace.

4S, 5S, 6S, 7S, 8S – Mám v tom zmatek. Které bych měl použít?

Upřímně řečeno, vůbec na tom nesejde! Není v tom žádný rozdíl, jestli máte 4, 5, 6, 7 nebo i 8S. Tyto „S“ jsou pouze mnemotechnická pomůcka, která slouží k uspořádání vašich věcí a udržení v tomto stavu. Není to postup krok za krokem, ale spíše připomínka. Například, když jste byli malí a maminka vám řekla, abyste si uklidili pokoj, nechtěla po vás udělat nejdřív krok #1 a potom krok #2.

Samozřejmě dává smysl nejdříve vyhodit věci, které nepotřebujete (1) před tím, že začnete uklízet a organizovat, namísto toho to udělat naopak. Co se týče ostatních „S“, pořadí není moc důležité. V každém případě, pokud vám nebude fungovat 4S, další „S“ vám stejně nepomůže. Když je potřeba tuto metodu vysvětlit, většinou se uchyluji k 5S, jelikož je to nejvíc známá verze v západním světě a také nejvíce přijímaná. Nicméně dopad bude ten stejný od prvních 3S nahoru.

Na druhou stranu, pokud je klient více ohromený konzultantem, který má více „S“ (koneckonců více je lépe, že?), vážně pochybuji o schopnostech jak klienta, tak konzultanta – ačkoliv ten druhý na tom víc vydělá. Nejsem žádný fanda módních slovíček a ostatních cingrlátek. Většinou právě pozoruji opačný vztah mezi módními slovíčky a výkonem pracoviště. Čím víc módních slovíček, tím horší výkon továrny. Pokud, samozřejmě nenajdete konzultanta, který umí 9S. Ten musí být opravdu, opravdu dobrý a měli byste ho najmout… nebo možná raději ani ne. Takže jděte a zlepšujte vaše procesy!

Přeloženo z příspěvku: How 5S Works
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser

Přeložil: David Krejčí