Jak priorizovat zakázky, 2. část: VIP fronta

V minulém článku této série jsme se zabývali základními informacemi o priorizaci výrobních zakázek. Nejjednodušší způsob, jak takové zakázky priorizovat, je skrze VIP frontu, což je fronta pro velmi důležité výrobní zakázky (z anglického Very Important Production Lane). V tomto článku se budeme zabývat tím, co je potřeba k fungující prioritní frontě a také jak při špatném používání můžete kompletně poškodit celý systém priorit.

(Přeloženo z originálu “How to Prioritize Your Work Orders – The VIP Lane”, autorem je Christoph Roser na blogu www.allaboutlean.com)

SYSTÉM BEZ NASTAVENÝCH PRIORIT

Nejsnazší cestou je vůbec neurčovat priority. Kanban nebo CONWIP karty jsou v procesu postupně zpracovány v sekvenci, ve které přicházejí, tudíž se zpracovávají striktně dle metody FCFS, tj. první příchozí požadavek je jako první obsloužen (z anglického First-Come First-Served). V závislosti na formě Kanbanu (elektronický, papírový, krabicový apod.) existují různá řešení pro tvoření front. Nejčastěji používané jsou obdélníkové karty z papíru či plastu, které tvoří frontu jednoduchým posunováním. Nově příchozí karty jsou v tomto systému zařazeny na konec, tak jak přišly. Pokud pracoviště dokončilo proces a potřebuje další práci, odebere si hned první kartu (v podstatě zakázku) ze systému, protože tato je jako první připravena ke zpracování. Jedná se o jednoduchý systém, který však nezahrnuje prvky priorizace.

Systém bez priorit (By Christoph Roser at AllAboutLean.com under the free CC-BY-SA 4.0 license.)

 

 Systém s jednou prioritní frontou (VIP)

Tato verze již umožňuje použití prvků pro stanovení priorit, což je zajištěno použitím alespoň dvou front pro zakládání karet se zakázkami. První fronta je určena pro normální karty. Druhá je určena pro velmi důležité výrobní zakázky. Princip je podobný jako u držitelů zlatých zákaznických karet obchodníků nebo cestujících první třídy při odbavení na letišti.

Pravidla pro používání jsou snadná – pokud se v prioritní frontě nachází karta, je zakázka s touto kartou další zakázkou ke zpracování, jakmile to bude možné, tedy po dokončení rozpracované zakázky. Pokud se v prioritní frontě žádná karta nenachází, postupuje se standardně zpracováním zakázek z normální fronty karet.

VIP fronta (By Christoph Roser at AllAboutLean.com under the free CC-BY-SA 4.0 license.)

 

Co máme dělat, aby to fungovalo?

Je patrné, že se tento systém může za jistých okolností natolik naplnit, až se ucpe. Může se tak stát především v situacích, kdy nejsou k dispozici potřebné kapacity, což bude způsobovat stálé nabývání požadavků v obou frontách a tedy prodlužování obou front. V nejhorším případě může dojít i k tomu, že se nikdy nedostanete ze zpracování prioritních zakázek k zakázkám neprioritním. Nejedná se však o chyby způsobené systémem priorit, ale nedostatečnou kapacitou. Je tedy zřejmé, že pokud nemáte nedostatečné kapacity, nebudete schopni vyrábět dostatek výrobků.

Nefunkční systém (By Christoph Roser at AllAboutLean.com under the free CC-BY-SA 4.0 license.)

 

Jiným problémem, i když méně zřejmým, je snaha udělat něco dobrého pro své produkty a pomoci jim. Tato „pomoc“ může mít formu převedení karty (zakázky) ze standardní kategorie do kategorie VIP. Systém s prioritní frontou ale funguje pouze za předpokladu, že neexistuje příliš mnoho VIP zakázek. Můžeme si to představit na příkladu s vlastníkem zlaté zákaznické karty – pokud je takových zákazníků mnoho, tak se v podstatě výhoda tohoto členství vůči ostatním zákazníkům vytrácí. Pokud je každý „speciální“, tak vlastně nikdo není „speciální“, protože jsou na tom všichni stejně. Každá VIP zakázka by měla mít VIP charakter jen na základě vysoké priority.

Hromadění priorit (By Christoph Roser at AllAboutLean.com under the free CC-BY-SA 4.0 license.)

 

A nesnažte se přidávat do prioritní fronty příliš mnoho zakázek, protože to bude mít negativní dopad na zakázky bez priorit a kvůli mnoha VIP zakázkám se bude prodlužovat celkový čas zakázek. Systém s priorizací pomocí VIP fronty totiž funguje jen s několika málo prioritními zakázkami. I tuto situaci si lze znázornit na příkladu, např. pokladny v supermarketu, která standardně funguje na principu, kdo první přijde, je první obsloužen (FCFS). Pokud by existovala VIP pokladna, nebyl by to problém, dokud by u ní bylo jen pár zákazníků (požadavků) k obsloužení. Pokud budou skoro všichni zákazníci VIP charakteru a vy budete jediným standardním zákazníkem, budete čas vašeho obsloužení velmi dlouhý, jelikož budete muset pustit všechny VIP zákazníky před sebe, i když přijdou po vás, dokud nebudete u pokladny samotní.

Na základě zkušeností lze konstatovat, že pokud máte 10 % VIP karet, pak je možné dosáhnout výrazného zkrácení celkového času VIP zakázky. V případě 20 % VIP karet je situace stále ještě proveditelná, ale už jen s malou výhodou redukce času. A v případě 30 % VIP karet už nezískáte takovou výhodu, která by stála za vynaložené úsilí. Pouze malá část produkce může být „speciální“, jinak nezískáte žádný pozitivní efekt pro VIP zakázky a naopak získáte velký negativní efekt na neprioritní zakázky.

 

Systém se dvěma prioritními frontami (Über-VIP)

Někdy se můžeme setkat i s nutkáním přidat další, třetí frontu, která slouží pro ještě důležitější zakázky. Opět můžeme znázornit na kategoriích zákazníků – zlatí, stříbrní a běžní. Jak ke zlatým, tak ke stříbrným zákazníkům se obchodníci chovají lépe než k běžným zákazníkům, ale rozdíly jsou i mezi chováním k zákazníkům ve zlatých a stříbrných kategoriích. Stejně tak můžete vytvořit v rámci systému priorit další frontu pro zakládání Kanban karet extrémně důležitých zakázek s ještě vyšší prioritou. Snažte se ale tomu systému raději vyhnout, protože ve finále nepřináší takové výhody. VIP fronta by totiž měla být většinou prázdná a VIP zakázek by mělo být maximálně 20 %. Když do takové situace přijde Über(-VIP) zakázka, pravděpodobně nebude muset tak jako tak čekat, protože VIP fronta bude prázdná.

ÜBER-VIP (By Christoph Roser at AllAboutLean.com under the free CC-BY-SA 4.0 license.)

 

Při srovnání dodatečné náročnosti zpracování tohoto systému a ne tak významných přínosů se nabízí jiné řešení – nevytváření třetí fronty, ale zařazování Über(-VIP) zakázek na začátek VIP fronty. Prostě stačí situaci konzultovat s manažerem a zařadit novou Über(-VIP) zakázku na první pozici ve VIP frontě. A pokud se něco takového děje jen zřídka, mělo by to být naprosto bez problémů. Měli byste se držet českého hesla, že v jednoduchosti je síla nebo anglického podobně znějícího hesla „KISS“ (Keep it simple, stupid!)

Über požadavky při standardní VIP frontě (By Christoph Roser at AllAboutLean.com under the free CC-BY-SA 4.0 license.)

 

Systém se třemi a více prioritními frontami (Ultra-Über-Mega-VIP)

Už jsme vás upozornili, že je snazší a i lepší se vyhnut používání tří front. V tomto případě budeme upozorňovat obdobně, ale ještě více razantně, protože bude řeč o systému se čtyřmi a více frontami, což je absolutně zbytečné. Na jednu stranu vás k tomu možná bude vést snaha o nastavení „jasnějších a čistších“ pravidel priorizace, protože budete moci více detailně odlišit významnost zakázek. Na druhou stranu tím ale vytvoříte možná až moc pravidel, protože budete muset u každé významnější zakázky identifkovat správnou prioritu. Není tedy jednoduší pouze vědět, že se jedná o prioritní zakázku a zařadit ji do jediné prioritní fronty? Tento systém totiž nepřináší tak mnoho výhod ve vazbě na celkový čas zakázky, ale zato přináší zmatení a nepochopení jednotlivých kategorií priorit.

Ultra-Über-Mega-VIP fronty (By Christoph Roser at AllAboutLean.com under the free CC-BY-SA 4.0 license.)

 

Důležité sdělení na konec

V tomto článku jste se mohli dozvědět, jak zavést a organizovat VIP fronty pro priorizaci zakázek. Každopádně se ale nabízí ještě otázka, které úkoly a zakázky priorizovat. Existuje několik různých strategií k nastavování priorit při práci v závislosti na podrobnostech či odlišnostech vaší produkce. V dalším článku se budu zabývat právě různými strategiemi nastavování priorit. Mezitím jděte a zlepšujte vaše procesy!

 

Přeloženo z příspěvku: How to Prioritize Your Work Orders – The VIP Lane
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser

 

Přeložil: Pavel Ondra

Christoph Roser je profesor výrobního managementu na Karlsruhe University of Applied Sciences. Jako autor zakládá na mnohaletých zkušenostech implementace, výzkumu a výuky štíhlé výroby. Věnoval se 5 let výzkumu a práci pro Toyotu v Japonsku.