Praktiky dobrého projektového řízení

V posledních letech se čím dál tím více zabývám projektovým řízením, přičemž hodně stavím na principech systémů zlepšování.

Praktiky dobrého projektového řízení spočívají v následujícím:

  • Přijďte rychle s funkčním řešením a vylepšete ho – Nesnažte se přijít s finálním řešením ke konci stanového termínu, protože byste ho mohli minout. Raději vytvořte dobré funkční řešení v dřívějším termínu a následně jej do stanového termínu ještě upravte na základě poskytnuté zpětné vazby.
  • Určete si priority – Dělejte méně věcí, ale dělejte je pořádně.
  • Omezte rozpracovanost – Dokončujte úkoly a vyhněte se problémům spojeným s rozdělováním pozornosti na řadu úkolů.
  • Zohledněte již od začátku dlouhodobé období – Vytvořte řešení, které umožňuje opakovatelnost a neustálé zlepšování, protože i když máte zpočátku velmi dobré řešení, které je však obtížně přizpůsobitelné požadovaným změnám, tak to není dobré řešení.
  • Zdokonalujte možnosti organizace během práce na projektech.
  • Používejte data s rozumem – Data mohou být extrémně užitečná, ale je potřeba je využívat s trochou kritického myšlení.
  • Využívejte retrospektivu v průběhu práce na projektu a také na jeho konci, abyste mohli neustále zlepšovat proces řízení projektu (a schopnost organizace celkově řídit projekty).
  • Naučte se respektovat lidi kolem sebe a prakticky to i dělejte – Nestačí jen tvrdit, že respektujete ostatní lidi, ale především musíte odhalit skutečný respekt k lidem.
  • Koučujte lidi k praktikování principů zlepšování, které pro ně představují příležitosti, jak posouvat projekt kupředu – Nevěřte jen tak lidem, že uspějí bez řádného tréninku, koučinku a kompetencí, jelikož posléze budou lidé ve vaší organizaci efektivnější a v dlouhodobém hledisku se tím zlepší schopnosti vaší organizace.
  • Vyberte vhodné lidi do projektu – Do projektového týmu se musíte rozhodnout vybrat takové lidi, kteří jsou zběhlí v tom, co bude v rámci projektu řešeno, a současně musí mít ty správné znalosti, schopnosti a dovednosti.

Několik dalších tipů

  • Mít několik menších projektů je často lepší, než mít méně velkých, které jsou složité na řízení, koordinaci, komunikaci atd.
  • Při řízení projektů je vhodné používat pomocné nástroje, jako např. Kanban pro omezení rozdělané práce nebo na podobném principu založené jiné nástroje pro celkovou správu projektů a úkolů.
  • Manažer projektu by se měl zaměřit na to, aby všechno probíhalo efektivně, nikoli na provádění jednotlivých úkolů. Dále by měl zajistit, aby všichni v týmu omezovali rozdělanou práci a jednotlivé části a dílčí řešení dodávali rychle. Mimo to musí zabezpečit vzájemnou komunikaci mezi zadavatelem projektu a týmem a aby byla zpětná vazba co nejdříve zohledněna při řešení, přičemž je také důležité nezapomenout na dodržení principů neustálého zlepšování.
  • Pravidelně komunikujte se všemi zainteresovanými stranami. Nesnažte se omezit složité diskuze a nedoufejte, že se všechno samo zázrakem vyřeší. Lidé musí vědět, co se děje, musí si být vědomi možných rizik a měli by mít možnost zvážit i další možné alternativy.
  • U méně důležitých projektů se snažte minimalizovat na nich strávený čas tím, že nemilosrdně omezíte vynaložené úsilí a rozsah práce tak, abyste našli to nejméně náročné, ale současně přijatelné řešení. Uspořený čas poté raději přesměrujte na důležitější projekty.
  • Snažte se delegovat odpovědnost za konkrétní úkoly vícero lidem. Dávám přednost delegování přímo vícero lidem a nechávám je, ať dle potřeby žádají o schválení u někoho jiného (pokud jsou méně zkušení a potřebujete, aby někdo s více zkušenostmi přezkoumal jejich práci, než budou pokračovat dál). Často to může být i tak, že několik málo lidí má zodpovědnost téměř za všechno a ostatní jim pomáhají.
  • Pokud některé zainteresované strany již po několikáté zklamete dílčími výsledky projektu, zkuste najít způsob, jak poskytnout alespoň něco, co chtějí, ale tak, byste s tím neměli příliš mnoho práce. Nemělo by to mít za následek plýtvání nebo přehlížení mnohem důležitějších úkolů, ale často najdete taková řešení, která pomohou udržet zainteresované strany alespoň částečně šťastné, i když nebyly uspokojeny těmi většími výsledky.
  • U některých projektů je nutné myslet i tak trochu jako obchodník a propagovat výhody, které projekt přinese. To je často nutné, pokud projekt vyžaduje velké úsilí, což může znamenat přesměrování významného počtu zaměstnanců nebo bude vyžadovat významné změny v práci některých lidí, což by mohlo vést k námitkám.
  • Pokud není ve vaší organizaci zaveden vhodný systém řízení, může se projektový manažer dostat do pozice, kde musí ochránit členy projektového týmu před různými aspekty stávajícího řízení (např. přidávání další práce bez ohledu na současné pracovní vytížení, požadování o dokončení různých částí projektu od různých součástí organizace, protože jejich část projektu má mít přednost, nespravedlivé obviňování nebo komunikování s nadřízeným, který požaduje, aby se jeho lidé věnovali všechen svůj čas jiným úkolům a tím pádem neměli možnost pracovat na projektu apod.).

Každý projekt je jiný a vhodnost použití jednotlivých praktik se bude lišit. A stejně tak se můžete dostat do situace, kdy byste některé praktiky u jednoho projektu využili, ale u jiného byste je ignorovali. Přijít rychle s funkčním řešením vám pomůže snížit riziko neúspěšnosti projektu a zvýšit přidanou hodnotu projektu. Žádná praktika vám sama o sobě nepomůže zvládnout úplně všechno, ale tahle vám pomůže hodně. Myšlenkou toho je nejen přijít s funkčním řešením v co nejkratším čase (a začít získávat zpětnou vazbu), ale současně také pochopit celý proces, který bude potřeba v rámci projektu dokončit.

Často dochází k tomu, že se hodně času věnuje provádění úkolů v daném pořadí, tzn. dokončení jednoho kroku a pokračování krokem následujícím atd. To může vést k opuštění projektu, protože po delší době stále nejsou vidět žádné výsledky. Může to vést také k vynaložení zbytečně velkého úsilí, čemuž by bylo možné se vyhnout, pokud byste dřív než později zjistili, že k dosažení finálové vize měly být některé z prvních kroků provedeny odlišným způsobem.

Budování a zdokonalování možností organizace nemá až takový vliv na úspěšnost současných projektů, ale má zásadní vliv na vytvoření organizace, která neustále zvyšuje úspěšnost budoucích projektů.

Přeloženo z příspěvku: Good Project Management Practices
Autor: John Hunter

Přeložil: Pavel Ondra

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

3 + sixteen =