Je na čase přestat s procesními modely?

Nedávno jsem si uvědomil, že svazovat podnik pevně daným ručně zpracovaným schématem procesu je docela zásadní problém. A přitom jako by to bylo včera, kdy celý technologický průmysl odhalil svatý grál modelování, a to v jakékoli podobě: modelování dat, softwarové modelování a modelování podnikových procesů. Teď je však pro podporu podnikových procesů zapotřebí zcela nový přístup. Historicky takové modely svou funkci plnily, ale nyní vidíme nový trend, který vyplývá na povrch, když zjišťujeme, co procesní modely mohou nebo spíš nemohou nabídnout. Zjišťujeme totiž, že modely podnikových procesů drží podniky na uzdě. Podniky nejsou schopné jít vpřed s pevně zakódovanými modely podnikových procesů. A podnikům, které postupují vpřed, vznikají příliš vysoké náklady na údržbu modelů. Je čas přejít až za procesní modelování.

 

Co je a není modelování?

Přitažlivost modelování byla v tom, že model není programem. Programování je obtížné. Programování vyžaduje vysoce proškolené lidi. Programy se musí časem vyladit. A každý by chtěl uniknout nutnosti cokoli programovat. Ironií je, že model je stále program. Je sice mnohem pochopitelnější, ale stále je to program.

  • Model stále definuje sadu kroků, které je třeba provést, aby bylo dosaženo cíle.
  • Pokud jsou kroky uvedeny v nesprávném pořadí, pak je model špatný a nebude dosaženo chtěných výsledků.
  • Model musí zahrnovat definici procesně relevantních dat, která jsou přenášena procesem. Když definujete tato data, musí být definována pomocí proměnných, které jsou přijatelné pro procesní model.
  • Pokud nedefinujete procesní proměnné správně nebo nedefinujete vzorce, které tyto procesní proměnné aktualizují, pak je model špatný a nepřinese správné výsledky.

Snažím se tímto říct, že procesní modelování vás nezbaví úkolů, které obvykle dělají programátoři. Modelování je stále něco jako programování a stejně jako jakékoli programování, i v tomto případě se musí výsledek pečlivě testovat, musí být vyladěn, pečlivě používán a udržován. Současně je ale také pravda, že mít vykreslený sled kroků podnikového procesu je mnohem lepší formou reprezentace než program v nějakém programovacím jazyce. Pro průměrného podnikatele je snazší se podívat na vizuální model procesu a pochopit sled činností. Z tohoto důvodu je model podnikového procesu jistě užitečnější než textově orientovaný zdrojový kód, který by byl využit v případě tradičního programování. Je zřejmé, že reprezentace procesu ve formě diagramu je výhodou oproti zdrojovému kódu. Nemyslete si však, že to znamená, že se nejedná o žádné programování. I v samotném modelu je hodně práce, která s programováním souvisí, abyste opravdu podchytili všechno, co má model mít, aby akce byly ve správném pořadí, aby se akce vzájemně doplňovaly, aby se v každém kroku použily správné datové proměnné, aby byl model správný a vyladěný.

 

Musíte si to osvojit

Graficky zpracovaný model však můžete využití jen do určité omezené úrovně složitosti.

  • Procesní model s 5 až 10 kroky se snadno vejde na jednu stránku. Jednostránkový procesní model je diagram, který lze snadno zkontrolovat a pochopit.
  • Pokud váš procesní model obsahuje 40 až 60 různých činností se všemi různými podmínkami, které řídí tok mezi nimi, musí se model rozšířit na více stránek. Když tak se tak učiní, již není snadno čitelný a pochopitelný.
  • Velký a složitý model, jaký je běžně potřebný pro takový typický podnik dnešní doby, se rozkládá až na příliš mnoho stránkách.
  • Abyste pochopili to, co je na jedné stránce, musíte vidět, pochopit a naučit se to, co je na ostatních stránkách. Už tedy neplatí, že stačí ukázat jednostránkový diagram, ze kterého je všechno jasné.
  • Musíte projít všechny diagramy a osvojit si klíčové aspekty celkového toku. Teprve až s tím skončíte, můžete se podívat na danou stránku a opravdu pochopit, o co tam vlastně jde.

Stále platí, že nakreslení diagramu je pro průměrného člověka snazší k pochopení než mít k dispozici textově orientovaný zdrojový kód.

 

Akorát v situaci, kdy se váš model příliš roztáhne, může být stejně velkým problémem mu porozumět, tak jako v případě porozumění zdrojovému kódu. To však neznamená, že textově orientované programování je jednodušší, když se model zvětšuje, spíše to znamená, že velký vícestránkový model může být pro někoho stejně obtížně čitelný a pochopitelný jako velký program. Ať už je to tak či onak, modelování podnikových procesů je ve své podstatě programování, které je však pro neprogramátory trochu snazší ke čtení a pochopení, ale i tak vyžaduje dovednosti programátora.

 

Přeloženo z příspěvku: Time to Stop Using Business Process Models

Autor: Keith Swenson

 

Přeložil: Pavel Ondra

Zdokumentování podnikových procesů v deseti krocích

Procesy. Máme je rádi nebo je nenávidíme, ale rozhodně bez nich nemůžeme žít. Jsou součástí všeho, co v podniku děláme, a nejen v něm. Často však bereme naše podnikové procesy za samozřejmé, dokud se nestane nějaká pohroma nebo se potřebujeme vymanit z role šéfa. Číst dále Zdokumentování podnikových procesů v deseti krocích

BPM: Přístup řízení procesů, o kterém raději nemluvíme

V poslední době se stává čím dál tím více populárním strefovat se do BPM a tvrdit, že BPM již zaniklo. To si však rozhodně nemyslím. Je však pravdou, že se zde potýkáme se zásadním problémem. Částí tohoto problému je, že pro označení řízení podnikových procesů byl použit chytlavý akronym, na který jsou následně nabalovány ještě mnohé další akronymy, které ve výsledku popisují velmi podobné přístupy. Číst dále BPM: Přístup řízení procesů, o kterém raději nemluvíme

Proč neexistuje 100% produktivita?

Před lety, tehdy ještě na univerzitě, jsem se zabýval sadou několika známých experimentů v oblasti produktivity, což vyústilo v proražení termínu Hawthornský efekt. Experimenty ukázaly, že pozorování a interakce se zaměstnanci zapojenými v experimentech ve výsledku výrazně zvyšují produktivitu práce těchto zaměstnanců. A i když se stále diskutuje o tom, které faktory opravdu způsobují takto výrazný nárůst produktivity práce, jedna skutečnost je nepopiratelná – před prováděním těchto experimentů zaměstnanci nedosahovali 100% produktivity. A logicky řečeno, pokud by totiž takové hodnoty dosahovali, neexistoval by dosažitelný způsob jak produktivitu ještě více navýšit.

Ale přesto – 100% produktivita – to jako vážně? Mám rád, když je produktivita proměnná a každou stále se pohybuje. Však to znáte – na krátké vzdálenosti můžete běžet a na dlouhé vzdálenosti můžete jít, ale nic z toho není trvale udržitelné. Chůze je příliš nudná a chybí v takovém případě jakákoliv výzva a na druhou stranu běhání je zase příliš náročné, abyste mohli běžet moc dlouho. Vzhledem k tomu, že jsme přece jen lidé, máme tendenci v práci „běhat“, ale pouze v takovém tempu, aby bylo zároveň pohodlné, ale i trochu náročné s nějakými výzvami. Když totiž běžíme moc dlouho a moc rychle, velmi rychle vyhoříme.

V jakémkoliv procesu, do kterého jsou zapojeni lidé, nikdy nedosáhnete 100% produktivity – nemáme to prostě v sobě. Rozdíl mezi 100% a skutečnou produktivitou označuji jako „mrtvý čas“.

A proč je to tedy tak důležité? Musíte to totiž zohlednit při pozorování procesů. Je totiž neproduktivní se snažit zlepšovat procesy či činnosti, které spadají do onoho „mrtvého času“. Uvedeme si to na několika příkladech. Stojí za to zřídit v podniku nové výtahy, aby se pracovníci dostali extrémně rychle ke svým pracovním stolům? Pravděpodobně ne. A stojí za to utratit peníze na extrémně rychlý kávovar? Pravděpodobně ne. V obou případech se vždy najde něco, co je vyruší, resp. co jim omezí možnost využití těchto „zlepšení“, a nejčastěji tu budou další lidé, kolegové, kteří si budou za všech okolností chtít povídat, a bude jim i zřejmě jedno s kým.

Za každých okolností je důležité a nutné si uvědomit, že vždy bude docházet k nějakým mrtvým časům, a to v každém procesu. Není tedy za každých okolností nutné zlepšovat všechny procesy či jejich dílčí kroky a činnosti. Za takové situace si musíte dobře promyslet, co všechno spadá do onoho mrtvého času a s tím poté pracovat, je to ale ošidné.

Přeloženo z příspěvku: Why 100% Productivity Doesn’t Exist?
Autor: Craig Reid

Přeložil: Pavel Ondra