Proces zlepšování je nyní součástí mnoha metod zlepšování. Jsou v mnoha ohledech docela podobné. Cyklus PDSA obsahuje několik klíčových částí, které chybí ve většině ostatních procesů, a proto mu dávám přednost. PDSA je cyklický čtyřfázový proces zlepšování: Plan/Plánuj – Do/Proveď – Study/Studuj – Act/Reaguj. Tento proces podporuje neustálé zlepšování.
Fáze plánování zahrnuje shromažďování údajů o současné situaci a historii. Fáze provádění je ve skutečnosti experimentální fází, ve které jsou možná vylepšení testována jako pilotní (v malém měřítku). Ve fázi studování jsou studovány výsledky provedených experimentů. A fáze reakční se používá k přijetí vylepšení, pokud byly v rámci experimentu zjištěny úspěšné metody. Tento proces se také nazývá Demingův cyklus nebo Shewhartův cyklus. Deming tento cyklus rozšířil v povědomí lidí, ale přitom se jej naučil od Shewharta, takže by se na něj odkazovalo jako na Shewhartův cyklus. Cyklus PDCA je v podstatě stejný model zlepšování, který však používá odlišné termíny: Plan/Plánuj – Do/Proveď – Check/Ověř – Act/Reaguj.
Cyklus PDSA je cyklus učení založený na experimentech. Důležité je ve fázi plánování předpovídat a zdokumentovat, jaká zlepšení se očekávají, jakých chceme dosáhnout výsledků. To je důležité z několika důvodů, ale zejména kvůli pochopení teorie znalostí. Naučíme se mnohem více, pokud si zapíšeme, co máme dosáhnout. Jinak často jen přemýšlíme, co jsme vlastně chtěli a jestli jsme toho dosáhli. Přinutíte-li se k plánování a predikování, budete schopni pečlivěji přemýšlet kupředu a pomůže vám to při nastavování experimentů. Navíc je bez toho obtížné se učit a často to vede k tomu, že se fáze studování zcela zanedbává. V praxi je možné se také setkat s alternativním označením fází: kontrola aktuálních dostupných údajů, experimentování, přezkoumání výsledků a plánování dalšího postupu (standardizace nebo provedení dalších experimentů). Důležité je s tímto cyklem pracovat jako s cyklickým procesem. Často se tak však neděje. Jedinou akcí totiž často je pouhé rozhodnutí o úpravě/změně/zlepšení a realizace.
Organizace využívající PDSA by měla být schopna s ním pracovat natolik dobře, aby jej dokázala aplikovat několikrát na různě libovolné téma a zvládla to rychle. Za 3 měsíce jej využít 5 krát by mohlo být celkem dobré skóre. Organizace, které však mají problémy, jej často využijí pouze 1 krát za 3 měsíce (a to ještě když budou mít štěstí, možná dosáhnou i fáze studování). Otázka je, proč efektivní využití PDSA cyklu trvá o něco déle? Proto, že potřebujete více než 2týdenní sběr dat. I tak ale není škodu si to zkusit několikrát v kratší době, abyste se dokázali hodně věcí naučit a uměli se lépe přizpůsobovat, než při jednom využití za 3 měsíce.
Fáze plánování vám může zabrat cca 80 % (nebo dokonce více) veškerého úsilí při prvním otočení cyklu v nové sérii. Při druhém, třetím… otočení cyklu často trvá plánování jen velmi krátko. V zásadě se jen trochu upraví od prvního plánu a pak už se jen shromažďují další data. Občas se může stát, že opomenete nějaké důležité myšlenky zahrnout do plánu a pak se holt fáze plánování může o něco protáhnout (obvykle pokud své plány radikálně změníte).
Fáze provádění vám může zabrat cca 80 % času (obvykle nevyžaduje velké úsilí, jen sběr dat bude trvat delší dobu), ale na druhou stranu může klidně trvat i jen chvíli. Nezapomeňte přemýšlet o fázi provádění jako o experimentu. Pokud budete provádět spoustu jiné další práce (a nebudete provádět experimenty a sbírat data), tak se nebude jednat o fázi provádění v tom pravém PDSA smyslu.
Fáze studování by neměla trvat příliš dlouho. Plán měl stanovit, jaká data jsou důležitá a jaké výsledky očekáváte, které by měly být dosaženy a měly by vám poskytnout dobrou základnu pro další průběh zlepšovacího cyklu. Pouze v případě, že jste překvapeni z výsledků (nebo v nepříliš běžném případě, že nemáte vůbec ponětí, jak dál, dokud neproběhne experiment), bude fáze studování trvat dlouho.
Zjistil jsem, že fáze reagování trošku mate lidi. Organizace, které umí pracovat s PDSA, se přizpůsobují a pokračují v experimentování. Ve fázi reagování by tedy mělo docházet k přizpůsobení a následně k dalšímu experimentování, dokud se nedojde k požadovanému zlepšení. Není nutné hned na poprvé ukončit experimentování a přijmout navržené možnosti.
Proces standardizace by měl být sám o sobě standardem. Pokud se rozhodneme přijmout změnu, měl by rozhodně následovat tento proces standardizování změny. Samotný proces standardizace může zahrnovat krátký PDSA cyklus. Standardizace PDSA může být v zásadě naplánována pouze na 1 iteraci, jen aby se otestovalo, zda výsledky souhlasí s očekáváním. Namísto přijetí změny může být moudré otestovat výsledky ve více situacích, než jak byly testovány v klasickém PDSA. Tento proces je velmi závislý na situaci. Další možností je přidat několik cyklů na konec hlavního PDSA, které rozšíří experiment. V zásadě záleží na procesu přijímání zlepšení, který často závisí na organizaci.
Přeloženo z příspěvku: Keys to the Effective Use of the PDSA Improvement Cycle
Autor: John Hunter
Přeložil: Pavel Ondra