fbpx

Hoshin Kanri (1): Seznam úkolů

Tentokrát se podíváme na Hoshin Kanri, které je často označováno za jakýsi zázračný lék, který pomůže na problémy ve vaší organizaci. Nástroj je to však sám o sobě docela obyčejný, i když nutno podotknout, že významně pomohl ve společnosti Toyota. To ovšem nezabránilo západnímu světu, aby z něj neudělal něco příliš složitého a nepřeháněl to s ním. Tento příspěvek je začátkem série o Hoshin Kanri.

Úvod

Hoshin Kanri je způsob organizace a priorizace hlavních cílů organizace. Je možné jej vnímat jako jakýsi průnik mezi seznamem úkolů a PDCA cyklem. Celkem přesné vyjádření jeho podstaty tedy tví v kombinaci PDCA s priorizovaným seznamem úkolů. A teď mne vůbec nechápejte nějak zle. Samostatně jsou PDCA a seznamy úkolů velmi, ale opravdu velmi šikovné a užitečné nástroje. Jenom prostě jejich kombinace v rámci Hoshin Kanri je ještě mnohem užitečnější a silnější. Jenom tedy nesmíte očekávat žádné zázraky nebo kouzla, to rozhodně neumí. S Hoshin Kanri se to totiž někdy dokáže docela přehánět a pak se vnímá přehnaně jinak, než tomu je ve skutečnosti. Nikdo, kdo ví, co je to seznam úkolů, by k němu takhle přehnaně nepřistupoval, ale jelikož to má poutavé japonské pojmenování, můžete s tím udělat dojem na ostatní. Jinak je to ale opravdu velmi užitečný nástroj. Akorát stejně jako téměř u všech nástrojů Leanu i tenhle funguje, pouze pokud je používán. Udělat si jednou takový Hoshin Kanri seznam není příliš obtížné, ale držet se ho a využívat tento nástroj dlouhodobě, to už je mnohem těžší. A mít jen seznam vám taky nepomůže. To je to samé, jako kdybyste měli zaplacený vstup do posilovny, ale nechodili tam. Pokud ho nevyužíváte, je to jen plýtvání penězi. Nebo jako kdybyste měli doma v kuchyni domácí pekárnu chleba, ale použili jste ji jen jednou a pak ji někam odložili a nechal být (všem, kteří si doma pravidelně pečou svůj vlastní chléb, se tímto omlouvám, že jsem o vás pochyboval, naopak máte můj respekt).

Priorizovaný seznam úkolů

První částí Hoshin Kanri je seznamem věcí, kterých chcete nebo musíte dosáhnout. Někdy se také označují jako Hoshin položky. V závislosti na prostředí, pro které děláte Hoshin Kanri, to může být seznam pro váš vlastní rozvoj (osobní Hoshin), nebo seznam založený na cílech, které jste dostali od nadřízených.

Důležitou součástí je priorizace cílů, tedy stanovení priorit. Jaké nejdůležitější úkoly chcete mít na seznamu? Měly by být co možná nejvíce relevantní pro celkový rozvoj vás (osobní Hoshin) nebo vaší organizace. Například moje žena ze mě udělala u nás doma specialistu na nakládání s odpady, což znamená, že doma musím sbírat a uklízet všechny odpadky. Tohle si ale rozhodně jako cíl na svůj osobní Hoshin nedám, protože to nemá význam pro můj osobní rozvoj. Dávejte si tedy pozor, abyste to přeháněli. Měli byste si stanovit tři až šest hlavních bodů (Hoshin položek), z nichž každý může zahrnovat několik dílčích bodů neboli dílčích cílů. A pamatujte, že i zde platí, že méně je někdy více, takže nebuďte příliš detailní, ať se v tom pak neztratíte.

Kromě toho by tyto Hoshin položky měly být založeny spíš procesně a systematicky, než vyloženě zamířené na konkrétní cíl. Na jednu stranu by bylo celkem snadné říct, že chcete „snížit zmetkovitost alespoň na 5 %“, ale na stranu druhou byste tím nevyužili potenciál Hoshin Kanri. Místo toho byste mohli říct, že chcete „podpořit řízení procesu a implementovat lepší protiopatření proti opakujícím se problémům s kvalitou“ nebo „rozvíjet dovednosti svých lidí v oblasti managementu kvality“. Nezanedbávejte prosím stanovení Hoshin položek, protože mít správně určené Hoshin položky je dost zásadní. Osobně jsem toho názoru, že je docela náročné mít dobré a systematicky nastavené Hoshin položky i třeba jen pro můj osobní Hoshin. A pořád si nejsem jistý, zda jsem si je stanovil dobře.

Co byste si mohli dát na seznam?

Na vašem seznamu může být několik různých témat. Jak jsem už ale uvedl, jednotlivé Hoshin položky by měly být založeny spíš procesně a systematicky, než vyloženě zamířené na konkrétní cíl. Níže je uveden seznam možných oblastí, na co se zaměřit. Nepoužívejte ty body prosím všechny, protože méně je více, a když se budete soustředit se na ty důležité, tak vám to pomůže k tomu, abyste je skutečně splnili.

První seznam je zaměřen na firemní Hoshin:

  • Zdraví a bezpečnost: Pokud se vyskytnou nějaké problémy se zdravím a bezpečností u vašich zaměstnanců, měli byste to mít na vašem seznamu, a možná i rovnou jako první téma.
  • Prostředí: Tuto oblast najdete na Hoshin Kanri v Toyotě, a také docela vysoko mezi prioritami. Mohlo by se spadat chránění přírody, omezování odpadů nebo odstraňování znečištění, ale třeba také dobrá spolupráce s místní komunitou. Závody Toyoty v Japonsku vynaložily docela dost úsilí, aby vycházely s místními obyvateli.
  • Rozvoj lidí: Pomozte svým zaměstnancům růst. Rozvíjejte jejich profesní dovednosti, ale také jejich skupinové interakce či sociální chování a jejich dodržování firemní filozofie.
  • Kvalita: Toyota je známá svou kvalitou a tento úspěch nepřišel sám od sebe. Pokud je ve vaší společnosti problémem kvalita, resp. nekvalita, pak by tu tohle téma taky mohlo být.
  • Dodací lhůta: Podobně jako je tomu u kvality, i tohle by mohlo být na vašem Hoshinu.
  • Cena a náklady: Přestože by každá továrna měla zlepšovat kvalitu, zkracovat čas a snižovat náklady, můžete chtít se zaměřit pouze na jednu nebo třeba dvě oblasti z nich, protože jak se říká: „Tygr, který se snaží ulovit všechny kachny, nedostane žádnou.“ A podobně to platí i zde. Čím méně Hoshin položek máte, tím více se na ně můžete zaměřit.

Pokud si chcete udělat svůj osobní Hoshin Kanri, tak tento druhý seznam je zaměřen právě na něj a vypadá jinak než ten firemní:

  • Učte se: V životě mám radost z toho, když se můžu naučit nové věci. Proto jsem na svůj osobní Hoshin dal jako první kategorii „Učit se“. Chcete se naučit čínsky? Dejte to na seznam. Pouhé zapsání na seznam vás však nenaučí mluvit čínsky. To těžké přichází poté – musíte strávit spoustu času studiem jazyka. Hoshin Kanri vám jen pomůže, na co se soustředit.
  • Učte: I to mám na svém osobním Hoshinu, protože i když je mou prací profesora učit, dělám to prostě rád.
  • Bavte se: Tohle je třetí bod z mého vlastního Hoshinu, protože je pro mne důležité se tu a tam bavit.
  • Zdraví: V závislosti na vašem dosavadním zdraví může být tahle položka natolik důležitá, že ji na svůj seznam zapíšete. Já jsem naštěstí stále zdravý, ačkoli mi moje žena neustále připomíná, že bych měl zhubnout. Možná bych si to měl přidat do svého Hoshin seznamu… Ale až někdy příště.
  • Vycházejte s lidmi: Možná si chcete najít nové přátele. Nebo že byste chtěli posílit vztahy s těmi dosavadními? Anebo byste třeba rádi poznali své sousedy. Tak tohle je přesně pro vás.
  • Cokoli dalšího máte na mysli…: Chcete zachránit životní prostředí, ukončit světový hlad, léčit rakovinu nebo si příště zvolit jiného prezidenta? Cokoli je pro vás natolik důležité, abyste jednali a něco s tím udělali, vezměte si svůj seznam, třeba něco zrušte a přidejte něco nového.

Existuje samozřejmě mnohem více možností, a to jak pro vaši společnost, tak pro váš osobní Hoshin Kanri. Jenom tedy nezapomeňte zvolit maximálně šest hlavních bodů, pokud možno raději ještě méně. Každý hlavní bod může mít totiž zhruba jeden až čtyři dílčí úkoly. A hlavně se zaměřte na témata, která jsou klíčová, ať už pro vás nebo vaši společnost, protože v tom je úspěch. A příště si ukážeme, jak dát dohromady seznam úkolů s PDCA cyklem. Do té doby, přemýšlejte o tom, čeho opravdu chcete dosáhnout ve vaší společnosti nebo ve vašem životě a zlepšujte vaše procesy!

Přeloženo z příspěvku: Hoshin Kanri – Part 1: The To-Do List
Autor: Prof. Dr. Christoph Roser

Přeložil: Pavel Ondra